Akceptacja faktur z AI: Claude czyta fakturę, kod sprawdza sumy i duplikaty

Akceptacja faktur z AI: Claude czyta fakturę, kod sprawdza sumy i duplikaty#

Proces wygląda podobnie w większości małych firm. Faktura przychodzi mailem, ktoś zapisuje ją w folderze, przepisuje kwoty do arkusza, sprawdza, czy nie była już płacona, i prosi szefa o akceptację. Najwięcej czasu zajmuje przepisywanie, a najwięcej ryzyka niesie akceptacja bez sprawdzenia.

Ten workflow n8n dzieli pracę tak, żeby model robił tylko to, w czym jest dobry, czyli czytanie dokumentu.

Model czyta, nie liczy#

Plik z Drive trafia do API Anthropic jako blok document (PDF) albo image (zdjęcie). Prompt wymaga samego JSON-a i zabrania zgadywania:

If a field is not visible, use null. Never guess a plausible-looking number.

Jeśli odpowiedź nie da się sparsować, faktura nie wywraca workflow. Dostaje flagę extraction_failed i idzie prosto do człowieka. Nieczytelna faktura to dokładnie ten przypadek, który ktoś powinien zobaczyć.

Trzy kontrole, których model nie robi#

const diff = Math.abs((sub + tax) - tot);
math_ok = diff < 0.02; // tolerancja zaokrągleń

Suma netto plus VAT musi dać brutto z dokładnością do dwóch groszy. Rozjazd oznacza albo błąd odczytu, albo błąd na fakturze. W obu przypadkach nie ma automatycznej akceptacji, niezależnie od kwoty.

Druga kontrola to duplikat: workflow szuka numeru faktury w rejestrze w Google Sheets. Trzecia to próg kwoty (domyślnie 500).

Człowiek klika link#

Wiadomość do akceptującego idzie na webhook (Slack, Teams, cokolwiek przyjmuje JSON z polem text) i zawiera powód oraz dwa linki: zatwierdź i odrzuć. Linki prowadzą do $execution.resumeUrl node'a Wait, więc workflow po prostu czeka na kliknięcie.

Po decyzji faktura trafia do rejestru razem z wynikiem kontroli, typem akceptacji i sumą wydatków u tego dostawcy, a plik jest przenoszony do folderu „przetworzone” albo „oznaczone”.

Ograniczenia#

Duplikat jest sprawdzany po samym numerze faktury. Dwóch dostawców z fakturą „1/11/2026” da fałszywy duplikat. Pewniejszy klucz to numer plus NIP albo nazwa dostawcy.

Wyzwalacz Google Drive sprawdza folder co minutę. Kilka plików wrzuconych naraz trafia do jednego przebiegu, a dalsze kroki są pisane pod jedną fakturę na raz. Przy masowym wrzucaniu lepiej przetwarzać pliki pojedynczo.

Próg porównuje kwotę brutto bez względu na walutę.

W Polsce od 2026 roku większość faktur między firmami przechodzi przez KSeF jako ustrukturyzowany XML. Takich faktur nie trzeba czytać modelem. Ten workflow ma sens dla faktur zagranicznych, paragonów, rachunków od firm spoza KSeF i skanów.

Kiedy to nie ma sensu#

Przy kilkunastu fakturach miesięcznie ręczna akceptacja jest szybsza niż utrzymanie kolejnego automatu. Workflow zaczyna się opłacać przy setkach dokumentów i kilku osobach w obiegu akceptacji. Jeśli faktury mają trafiać do systemu księgowego, a akceptacja ma uprawnienia, historię i zastępstwa, to projekt automatyzacji procesów, a nie pojedynczy workflow. Podobny podział pracy między model a kod opisujemy przy analizie cenników dostawców.