Sprawdź, gdzie Twoja firma ma luki w KSeF
5 krótkich pytań o to, jak dziś naprawdę działa u Was KSeF. W zamian dostaniecie listę konkretnych luk i plan, co poprawić najpierw.
Co najczęściej szwankuje, gdy KSeF już działa
Firmy, które ruszyły z KSeF przed terminem, często zrobiły to najprościej, jak się dało: eksport pliku z programu księgowego i ręczne wgranie go na platformę Ministerstwa Finansów. To działa, ale każda kolejna faktura to kilka minut ręcznej roboty, a przy większym wolumenie ta robota potrafi zjeść cały etat.
Drugi, rzadziej omawiany problem to tryb awaryjny. KSeF miewa przerwy i planowane okna serwisowe, a Ministerstwo Finansów przewidziało na ten wypadek tryb offline z własną numeracją faktur i terminem na ich dosłanie do systemu po przywróceniu działania. Firmy bez spisanej procedury na taki dzień w praktyce improwizują pod presją czasu.
Trzeci, najczęściej pomijany element to odbiór faktur kosztowych. Wysyłkę własnych faktur sprzedażowych firmy zwykle ogarniają w pierwszej kolejności, a odbiór faktur od dostawców zostawiają na później, czasem na zawsze. Skutek: faktura kosztowa czeka w KSeF, a nikt w firmie nie wie, że w ogóle przyszła.
Wszystko powyżej dotyczy firm, które już wystawiają w KSeF, bo są płatnikami VAT. Jeśli jesteście dziś zwolnieni z VAT, macie więcej czasu: KSeF staje się dla Was obowiązkowy od 1 stycznia 2027. Ten audyt przyda się bardziej bliżej tego terminu, ale odpowiedzi o dzisiejszym fakturowaniu i tak pokażą, od czego zacząć, gdy przyjdzie pora.
Odpowiedz na 5 pytań
Każda odpowiedź od razu zmienia wynik po prawej. Na końcu zostawcie e-mail albo telefon, jeśli chcecie pomocy z zamknięciem luk.
Trzeba pilnie załatać luki
Kilka kluczowych elementów obsługi KSeF jeszcze nie działa tak, jak powinno.
- Ustalcie z dostawcą programu (albo z nami), jak zamienić ręczny eksport i wgrywanie faktur na automatyczną wysyłkę do KSeF.
- Spiszcie procedurę na awarię lub planowaną przerwę w KSeF, zapasową numerację faktur i termin na ich dosłanie po przywróceniu systemu.
- Ustawcie automatyczny odbiór faktur kosztowych z KSeF, żeby trafiały prosto do księgowości, a nie czekały niezauważone w systemie.
- Dopytajcie dostawcę, co dokładnie w integracji wymaga jeszcze ręcznego udziału, i ustalcie termin, kiedy to zniknie.
- Wyznaczcie jedną osobę, która na bieżąco sprawdza odrzucenia i błędy w KSeF.
Co zrobić, niezależnie od wyniku
Sprawdźcie razem z księgową, czy macie spisaną procedurę na awarię lub planowaną przerwę w KSeF, z zapasową numeracją i terminem dosłania faktur po przywróceniu systemu.
Zapytajcie dostawcę programu, czy faktury kosztowe od dostawców trafiają do księgowości automatycznie, czy ktoś musi je ręcznie pobrać z KSeF i wgrać.
Sprawdźcie u dostawcy oprogramowania, czy odrzucenia i błędy w KSeF są w ogóle gdzieś widoczne, czy trzeba wchodzić na platformę i sprawdzać ręcznie.
Wyznaczcie jedną osobę, która na bieżąco pilnuje odrzuceń i błędów w KSeF, bez właściciela tematu problemy wychodzą na jaw dopiero przy rozliczeniu VAT.
Najczęstsze pytania
Q.1Czy to normalne, że w sierpniu 2026 nadal ręcznie eksportujemy i wgrywamy faktury do KSeF?
Tak, to bardzo częsty stan. Wiele firm ruszyło z KSeF w najprostszy możliwy sposób, żeby zdążyć na termin, a pełną integrację odłożyło na później. To działa, dopóki liczba faktur jest mała, problem pojawia się, gdy robota rośnie szybciej niż czas w kalendarzu.
Q.2Nie mamy procedury na awarię KSeF. Co grozi, jeśli system akurat wtedy będzie offline?
Ministerstwo Finansów przewidziało na taki wypadek tryb offline, z własną numeracją faktur i terminem na ich dosłanie do systemu po przywróceniu działania. Bez spisanej procedury firma zwykle improwizuje w danym dniu, a to zwiększa ryzyko błędów w numeracji i spóźnionego dosłania.
Q.3Co się stanie, jeśli faktura kosztowa nigdy do nas nie dotrze, bo nikt nie sprawdza KSeF?
Faktura czeka w systemie, a Wy nie wiecie, że przyszła, dopóki ktoś nie zapyta dostawcy albo nie zacznie brakować dokumentu przy rozliczeniu. Odbiór faktur kosztowych trzeba ustawić tak samo świadomie jak wysyłkę własnych faktur sprzedażowych, to nie dzieje się samo.
Q.4Czym różni się częściowa integracja od pełnej integracji z KSeF?
Pełna integracja oznacza, że program księgowy albo ERP wysyła i odbiera faktury bez udziału człowieka. Częściowa zwykle oznacza, że system generuje fakturę, ale ktoś musi ją ręcznie zatwierdzić, wysłać albo pobrać potwierdzenie, dopóki to trwa, każda faktura kosztuje kilka minut czyjegoś czasu.
Q.5Kto w firmie powinien monitorować odrzucenia i błędy w KSeF?
Najlepiej jedna konkretna osoba, najczęściej w księgowości, która regularnie sprawdza status wysłanych i odebranych faktur. Bez takiej osoby odrzucona faktura potrafi leżeć niezauważona tygodniami, a to komplikuje rozliczenie VAT.
Q.6Czy program księgowy sam nas ostrzeże, że coś poszło nie tak w KSeF?
Zależy od dostawcy. Część systemów pokazuje status faktury i błędy wprost w swoim interfejsie, inne wymagają ręcznego sprawdzenia na platformie Ministerstwa Finansów. Warto to sprawdzić wprost u dostawcy, a nie zakładać, że system załatwia to sam.
Q.7Mamy KSeF od kwietnia 2026 i wszystko wygląda na to, że działa. Po co ten audyt?
Bo wygląda, że działa i działa bez ręcznej roboty i bez dziur to dwie różne rzeczy. Audyt sprawdza konkretnie procedurę na awarię, odbiór faktur kosztowych i monitorowanie błędów, trzy miejsca, w których firmy najczęściej mają lukę, mimo że formalnie już rozliczają się przez KSeF.
Q.8Jesteśmy zwolnieni z VAT. Czy KSeF w ogóle nas dotyczy?
Tak, tylko później. Firmy zwolnione podmiotowo z VAT mają na wdrożenie KSeF czas do 1 stycznia 2027, w odróżnieniu od płatników VAT, dla których obowiązek już trwa. Warto zacząć przygotowania wcześniej, ten audyt pokaże, na co zwrócić uwagę, zanim zrobi się to obowiązkiem.
