Sprawdź, gdzie Twoja firma ma luki w KSeF
5 krótkich pytań o to, jak dziś naprawdę działa u Was KSeF. W zamian dostaniecie listę konkretnych luk i plan, co poprawić najpierw.
AutorAdrian HuniaWłaściciel, prowadzi stronę technicznąCo najczęściej szwankuje, gdy KSeF już działa
Firmy, które ruszyły z KSeF przed terminem, często zrobiły to najprościej, jak się dało: eksport pliku z programu księgowego i ręczne wgranie go na platformę Ministerstwa Finansów. To działa, ale każda kolejna faktura to kilka minut ręcznej roboty, a przy większym wolumenie ta robota potrafi zjeść cały etat.
Drugi, rzadziej omawiany problem to tryb awaryjny. KSeF miewa przerwy i planowane okna serwisowe, a Ministerstwo Finansów przewidziało na ten wypadek tryb offline z własną numeracją faktur i terminem na ich dosłanie do systemu po przywróceniu działania. Firmy bez spisanej procedury na taki dzień w praktyce improwizują pod presją czasu.
Trzeci, najczęściej pomijany element to odbiór faktur kosztowych. Wysyłkę własnych faktur sprzedażowych firmy zwykle ogarniają w pierwszej kolejności, a odbiór faktur od dostawców zostawiają na później, czasem na zawsze. Skutek: faktura kosztowa czeka w KSeF, a nikt w firmie nie wie, że w ogóle przyszła.
Okres ochronny kończy się dla wszystkich 1 stycznia 2027 i od tego dnia za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi ustawa przewiduje karę administracyjną do 100% kwoty VAT z tej faktury, a przy fakturach bez VAT 18,7% kwoty należności ogółem. Od 1 stycznia 2027 obowiązuje też osobna kara, 500 zł od dokumentu, za faktury przesłane do systemu po terminie z trybu offline lub awaryjnego. Faktura odrzucona przez KSeF jest traktowana jak niewystawiona.
Obowiązek obejmuje wszystkich podatników VAT z polskim NIP, czynnych i zwolnionych. Duzi podatnicy, ze sprzedażą brutto w 2024 roku powyżej 200 mln zł, weszli do KSeF 1 lutego 2026, a pozostali, razem z firmami zwolnionymi z VAT, 1 kwietnia 2026. Czas do 1 stycznia 2027 mają wyłącznie najmniejsi podatnicy, u których łączna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, i do 31 grudnia 2026 mogą oni fakturować poza KSeF. Kryterium jest wielkość sprzedaży, nie status w VAT, więc samo zwolnienie terminu nie odracza.
Odpowiedz na 5 pytań
Wynik liczymy z pięciu obszarów, w których wdrożenia KSeF najczęściej mają luki: sposób wystawiania, poziom automatyzacji, procedura na awarię, odbiór faktur kosztowych i monitorowanie błędów. Każda odpowiedź od razu zmienia wynik po prawej. Na końcu zostawcie e-mail albo telefon, jeśli chcecie pomocy z zamknięciem luk.
Trzeba pilnie załatać luki
Kilka kluczowych elementów obsługi KSeF jeszcze nie działa tak, jak powinno.
- Ustalcie z dostawcą programu (albo z nami), jak zamienić ręczny eksport i wgrywanie faktur na automatyczną wysyłkę do KSeF.
- Spiszcie procedurę na awarię lub planowaną przerwę w KSeF, zapasową numerację faktur i termin na ich dosłanie po przywróceniu systemu.
- Ustawcie automatyczny odbiór faktur kosztowych z KSeF, żeby trafiały prosto do księgowości, a nie czekały niezauważone w systemie.
- Dopytajcie dostawcę, co dokładnie w integracji wymaga jeszcze ręcznego udziału, i ustalcie termin, kiedy to zniknie.
- Wyznaczcie jedną osobę, która na bieżąco sprawdza odrzucenia i błędy w KSeF.
Co zrobić, niezależnie od wyniku
Sprawdźcie razem z księgową, czy macie spisaną procedurę na awarię lub planowaną przerwę w KSeF, z zapasową numeracją i terminem dosłania faktur po przywróceniu systemu.
Zapytajcie dostawcę programu, czy faktury kosztowe od dostawców trafiają do księgowości automatycznie, czy ktoś musi je ręcznie pobrać z KSeF i wgrać.
Sprawdźcie u dostawcy oprogramowania, czy odrzucenia i błędy w KSeF są w ogóle gdzieś widoczne, czy trzeba wchodzić na platformę i sprawdzać ręcznie.
Wyznaczcie jedną osobę, która na bieżąco pilnuje odrzuceń i błędów w KSeF, bez właściciela tematu problemy wychodzą na jaw dopiero przy rozliczeniu VAT.
Najczęstsze pytania
Q.1Czy to normalne, że długo po wejściu obowiązku nadal ręcznie eksportujemy i wgrywamy faktury do KSeF?
Tak, to bardzo częsty stan. Wiele firm ruszyło z KSeF w najprostszy możliwy sposób, żeby zdążyć na termin, a pełną integrację odłożyło na później. To działa, dopóki liczba faktur jest mała, problem pojawia się, gdy robota rośnie szybciej niż czas w kalendarzu.
Q.2Nie mamy procedury na awarię KSeF. Co grozi, jeśli system akurat wtedy będzie offline?
Ministerstwo Finansów przewidziało na taki wypadek tryb offline, z własną numeracją faktur i terminem na ich dosłanie do systemu po przywróceniu działania. Bez spisanej procedury firma zwykle improwizuje w danym dniu, a to zwiększa ryzyko błędów w numeracji i spóźnionego dosłania.
Q.3Co się stanie, jeśli faktura kosztowa nigdy do nas nie dotrze, bo nikt nie sprawdza KSeF?
Faktura czeka w systemie, a Wy nie wiecie, że przyszła, dopóki ktoś nie zapyta dostawcy albo nie zacznie brakować dokumentu przy rozliczeniu. Odbiór faktur kosztowych trzeba ustawić tak samo świadomie jak wysyłkę własnych faktur sprzedażowych, to nie dzieje się samo.
Q.4Czym różni się częściowa integracja od pełnej integracji z KSeF?
Pełna integracja oznacza, że program księgowy albo ERP wysyła i odbiera faktury bez udziału człowieka. Częściowa zwykle oznacza, że system generuje fakturę, ale ktoś musi ją ręcznie zatwierdzić, wysłać albo pobrać potwierdzenie, dopóki to trwa, każda faktura kosztuje kilka minut czyjegoś czasu.
Q.5Kto w firmie powinien monitorować odrzucenia i błędy w KSeF?
Najlepiej jedna konkretna osoba, najczęściej w księgowości, która regularnie sprawdza status wysłanych i odebranych faktur. Bez takiej osoby odrzucona faktura potrafi leżeć niezauważona tygodniami, a to komplikuje rozliczenie VAT.
Q.6Czy program księgowy sam nas ostrzeże, że coś poszło nie tak w KSeF?
Zależy od dostawcy. Część systemów pokazuje status faktury i błędy wprost w swoim interfejsie, inne wymagają ręcznego sprawdzenia na platformie Ministerstwa Finansów. Warto to sprawdzić wprost u dostawcy, a nie zakładać, że system załatwia to sam.
Q.7Mamy KSeF od kwietnia 2026 i wszystko wygląda na to, że działa. Po co ten audyt?
Bo wygląda, że działa i działa bez ręcznej roboty i bez dziur to dwie różne rzeczy. Audyt sprawdza konkretnie procedurę na awarię, odbiór faktur kosztowych i monitorowanie błędów, trzy miejsca, w których firmy najczęściej mają lukę, mimo że formalnie już rozliczają się przez KSeF.
Q.8Jesteśmy mali i zwolnieni z VAT. Czy KSeF nas dotyczy?
Tak, dotyczy. Zwolnienie z VAT nie odracza obowiązku, firmy zwolnione weszły do KSeF 1 kwietnia 2026 tak samo jak podatnicy czynni tej samej wielkości. Odracza go wyłącznie próg wielkości: przy łącznej sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie można fakturować poza KSeF do 31 grudnia 2026, niezależnie od statusu w VAT. Jeśli przekraczacie ten próg, obowiązek trwa u Was najpóźniej od kwietnia 2026 i ten audyt pokaże, gdzie są luki.
