Integracja Comarch Optima, z resztą systemów w firmie

Integracja z Comarch Optima, pełną nazwą Comarch ERP Optima, to połączenie tego systemu z innymi programami, które firma już ma, sklepem internetowym, systemem sprzedaży, magazynem WMS, tak żeby dane nie musiały być wpisywane osobno w każdym z nich. Łączymy się przez API Comarch Optima, czyli oficjalny interfejs producenta do wymiany danych z zewnętrznymi programami.

Najczęstsze kierunki to stan magazynowy i ceny z Optimy do sklepu albo systemu sprzedaży, oraz zamówienia i dokumenty sprzedaży ze sklepu z powrotem do Optimy jako gotowe dokumenty handlowe. Obie strony zawsze widzą to samo, bez okna czasowego, w którym stan w sklepie różni się od stanu w magazynie.

Nie jesteśmy certyfikowanym partnerem ani integratorem Comarch i nie będziemy tak o sobie pisać. Budujemy integracje przez publicznie dostępne API Optimy, tak jak robi to wielu niezależnych wykonawców, i mówimy to wprost, zanim ktokolwiek zapyta.

Integracja z Optimą najczęściej dotyczy tych samych kilku rodzajów danych. Ustalamy, które z nich dziś ktoś przepisuje ręcznie, i tylko te łączymy:

• Stany magazynowe i ceny z Optimy do sklepu internetowego albo systemu sprzedaży, żeby klient nie zamówił towaru, którego już nie ma.
• Zamówienia i sprzedaż ze sklepu do Optimy jako gotowe dokumenty sprzedaży, z kontrahentem i pozycjami.
• Karty towarów i kontrahentów, żeby nowy klient albo nowy produkt nie musiał być zakładany dwa razy.
• Dokumenty magazynowe, gdy magazyn prowadzi osobny program, a księgowość i sprzedaż zostają w Optimie.

Stała, automatyczna wymiana danych z Optimą zainstalowaną lokalnie idzie przez WebAPI Comarch ERP Optima. Tak działa na przykład połączenie Base.com z Optimą: sprzedaż trafia do Optimy, a produkty, ceny i stany magazynowe wracają z niej do Base.com. Według dokumentacji Base.com WebAPI musi być włączone, mieć aktywną licencję i dokładnie tę samą wersję co program, a operator w Optimie potrzebuje uprawnień do dokumentów sprzedaży, kontrahentów i towarów.

Import XML to inna droga. Optima pozwala wczytać z pliku XML między innymi faktury sprzedaży, paragony i dokumenty magazynowe, a przy imporcie założyć brakujące karty towarów i kontrahentów. To jednak import ręczny, z listy dokumentów, a nie synchronizacja, i według pomocy Comarch opis struktury tych plików jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch. My partnerem nie jesteśmy, więc stałą synchronizację budujemy przez API, a XML zostawiamy do jednorazowego przeniesienia dokumentów.

Sklep internetowy to najczęstszy przypadek: stany i ceny idą z Optimy do sklepu, zamówienia wracają do Optimy jako dokumenty sprzedaży. Przy magazynie prowadzonym w osobnym programie łączymy dokumenty magazynowe, żeby stan w Optimie zgadzał się z tym, co fizycznie leży na półkach. Przy CRM albo systemie sprzedaży chodzi zwykle o kontrahentów i o to, żeby handlowiec widział, co klient już kupił, bez pytania księgowości.

Jeśli w firmie obok Optimy pracuje też Subiekt GT albo kilka programów naraz, ten sam wzorzec opisujemy na stronach o połączeniu z Subiektem GT i o łączeniu systemów firmowych.

Zaczynamy od sprawdzenia, która wersja Optimy i jaki moduł API macie dostępny, bo od tego zależy, co da się zbudować i jak szybko.

1. 1Sprawdzamy wersję i dostęp do APIComarch Optima ma kilka wariantów dostępu do danych. Sprawdzamy, z którego korzystacie i czy trzeba dokupić moduł API, zanim policzymy termin.
2. 2Ustalamy kierunek i zakres danychStany magazynowe, ceny, kontrahenci, dokumenty sprzedaży: wybieramy to, co dziś przepisujecie ręcznie, i ustalamy, czy dane mają iść tylko z Optimy, tylko do niej, czy w obie strony.
3. 3Budujemy połączenie i testujemy na Waszych danychPrawdziwi kontrahenci, prawdziwe stany magazynowe, prawdziwe dokumenty, nie przykładowa baza demo, bo tam wychodzą wyjątki specyficzne dla Waszej konfiguracji Optimy.
4. 4Puszczamy równolegle, potem przełączamy na stałePrzez kilka dni połączenie działa obok ręcznego wprowadzania i wyniki się porównuje. Dopiero gdy się zgadzają, przestajecie wpisywać dane dwa razy.

Firma handlowa prowadzi magazyn i sprzedaż hurtową w Comarch Optima, a od niedawna ma też sklep internetowy na osobnej platformie. Dziś ktoś codziennie rano ręcznie przepisuje aktualne stany magazynowe do sklepu, bo inaczej klienci zamawiają towar, którego już nie ma, a wieczorem wprowadza zamówienia ze sklepu z powrotem do Optimy jako dokumenty sprzedaży.

Połączenie przez API Optimy synchronizuje stany magazynowe do sklepu kilka razy dziennie, więc klient zawsze widzi aktualną dostępność. Zamówienia ze sklepu trafiają do Optimy automatycznie jako gotowe dokumenty sprzedaży, z właściwym kontrahentem i pozycjami, gotowe do realizacji bez ręcznego przepisywania.

2 do 6 tygodni

Krócej, gdy macie już wykupiony moduł API Optimy i integracja obejmuje jeden kierunek danych, na przykład same stany magazynowe. Dłużej, gdy trzeba połączyć wiele typów dokumentów w obie strony albo doinstalować dostęp do API od zera.

Ten sam wzorzec integracji stosujemy przy Subiekt GT, drugim najpopularniejszym systemie ERP wśród naszych klientów.