Masz pieniądze z dotacji na cyfryzację. Potrzebujesz kogoś, kto to dowiezie.
Firma, która dostała dofinansowanie na cyfryzację, nie wybiera wykonawcy po znajomości. Musi ogłosić zapytanie ofertowe, zebrać oferty i wybrać według wcześniej podanych kryteriów. Do tego potrzebne są dwie rzeczy: ktoś, kto pomoże napisać opis przedmiotu zamówienia tak, żeby dało się go wykonać i rozliczyć, i ktoś, kto potem faktycznie zbuduje program i odda go w terminie. Robimy jedno i drugie.
Co to znaczy w praktyce
Pieniądze są przyznane na konkretny zakres, a wykonawcę trzeba wyłonić w otwartej procedurze: ogłaszasz zapytanie ofertowe, czekasz na oferty, wybierasz według ogłoszonych wcześniej kryteriów i wszystko dokumentujesz do rozliczenia.
Najtrudniejszy jest pierwszy krok, czyli opis przedmiotu zamówienia. Musi być na tyle konkretny, żeby oferty dało się porównać, i na tyle otwarty, żeby nikogo nie wykluczał. Ogólnikowy opis kończy się ofertami, których nie da się zestawić. Za wąski — pytaniami instytucji przy rozliczeniu.
Tę część robimy razem z Tobą, a potem, jeśli wygramy zapytanie, budujemy program. Bez podwykonawców, projekt prowadzi dwóch właścicieli, kod i dane są Twoje od pierwszego dnia.
Co takie programy zwykle finansują
Nazwy naborów i warunki zmieniają się co roku, więc nie wypisujemy ich na stronie — aktualny nabór sprawdzamy razem na bezpłatnej rozmowie, na dokumentach instytucji. Powtarza się natomiast to, na co idą pieniądze:
- Zakup i wdrożenie programu przygotowanego na zamówienie, pod procesy konkretnej firmy
- Automatyzację powtarzalnej roboty biurowej: przepisywania danych, wystawiania dokumentów, obiegu zamówień
- Systemy do zarządzania produkcją: zlecenia z biura na halę, postęp pracy, zgłaszanie braków
- Ewidencję pracy: rejestracja czasu i obecności, godziny wpisywane na zlecenia
- Połączenie programów, które już masz, żeby te same dane nie były przepisywane ręcznie
- Szkolenie zespołu i opiekę po uruchomieniu, jeśli warunki naboru na to pozwalają
Czy Twój pomysł mieści się w tym, na co przyznano pieniądze, sprawdzamy na rozmowie — na dokumentach naboru, a nie z pamięci.
Jak wygląda praca z nami przy projekcie z dofinansowaniem
Bezpłatna rozmowa. Patrzymy, co ma robić program, na jakim etapie jest wniosek i co trzeba przygotować. Nic za to nie płacisz i do niczego Cię to nie zobowiązuje.
Plan wdrożenia. Pięć dni pracy zakończonych jednym dokumentem: rozpisany zakres, harmonogram etapami i stała cena na piśmie. Ten dokument idzie do wniosku i z niego powstaje opis przedmiotu zamówienia.
Zapytanie ofertowe. Publikujesz je tam, gdzie wymaga instytucja. My składamy ofertę na tych samych zasadach co pozostali.
Wdrożenie etapami. Od 4 tygodni, płatność w ratach za etapy, co tydzień widzisz działającą wersję. Faktury i protokoły odbioru opisane tak, żeby dało się je wpiąć do wniosku o płatność.
Po uruchomieniu. Zostajemy na poprawki i drobne zmiany. Kod i dane są Twoje od pierwszego dnia, więc nie jesteś na nas skazany.
Wniosków nie piszemy i dotacji nie rozliczamy — to robota dla doradcy. Dowozimy część techniczną: opis tego, co ma powstać, i sam program.
Plan wdrożenia jako załącznik do wniosku
3 000 zł netto
Tyle zajmuje nam przygotowanie planu, licząc od pierwszej rozmowy roboczej.
Cała kwota wraca w rozliczeniu, kiedy ruszamy z projektem — jeśli idziemy dalej razem, realnie nie płacisz za plan nic.
Dostajesz jeden dokument: rozpisany zakres prac, harmonogram podzielony na etapy, stałą cenę na piśmie i szkice najważniejszych ekranów. Tyle konkretu, ile wniosek zwykle wymaga w opisie zadania, i tyle, ile potrzeba, żeby napisać opis przedmiotu zamówienia. Dokument jest Twój — zostaje u Ciebie także wtedy, gdy wdrożenie zrobi w końcu ktoś inny.
Proste odpowiedzi
Q.1Czy pomagacie napisać wniosek o dofinansowanie?
Nie. Wniosków nie piszemy i dotacji nie rozliczamy, bo to robota dla firmy doradczej i nie chcemy udawać, że się na tym znamy. Robimy część techniczną: opis tego, co ma powstać, zakres, harmonogram i stałą cenę. Z takim materiałem doradca albo Ty sam wypełniacie wniosek.
Q.2Który nabór jest teraz otwarty i ile mogę dostać?
Terminy i warunki zmieniają się kilka razy w roku, więc nie wypisujemy ich na stronie — nieaktualna data byłaby gorsza niż jej brak. Aktualny nabór sprawdzamy razem na bezpłatnej rozmowie, na dokumentach instytucji, a kwoty potwierdza Twój doradca.
Q.3Czy to, że pomagacie napisać opis, nie wyklucza was z zapytania ofertowego?
Opis piszemy tak, żeby wykonać go mógł każdy: bez nazw własnych i bez zapisów skrojonych pod jednego wykonawcę. W zapytaniu startujemy na tych samych zasadach co pozostali i możesz wybrać kogoś innego. Jeśli Twoja instytucja ma w tej sprawie własne wymagania, potwierdź je u doradcy przed publikacją zapytania.
Q.4Co, jeśli nie dostanę dofinansowania?
Plan wdrożenia zostaje Twój i nie traci ważności. Możesz wrócić z nim do kolejnego naboru albo zrobić projekt bez dotacji, w mniejszym zakresie i etapami. Nie ma zobowiązania do dalszej współpracy z nami.
Q.5Czy zdążycie w terminie z umowy o dofinansowanie?
Wdrożenia robimy od 4 tygodni i pracujemy etapami, więc termin widać od początku, a nie na końcu. Zanim cokolwiek podpiszemy, sprawdzamy datę zakończenia z Twojej umowy i układamy harmonogram z zapasem. Jeśli terminu nie da się dotrzymać uczciwie, mówimy to od razu, zamiast obiecywać.
Q.6Jak wygląda rozliczenie i faktury?
Płacisz w ratach za etapy. Do każdego etapu dostajesz fakturę i protokół odbioru z opisem tego, co zostało zrobione, żeby dało się to wpiąć do wniosku o płatność. Stała cena z umowy nie zmienia się w trakcie.
Masz przyznane pieniądze albo dopiero składasz wniosek?
Umów bezpłatną rozmowę. Sprawdzimy, czy Twój pomysł mieści się w tym, na co idą pieniądze z aktualnego naboru, i co musi znaleźć się w opisie przedmiotu zamówienia.
