Elektroniczny obieg dokumentów, które same trafiają, gdzie trzeba

Automatyczny obieg dokumentów, w skrócie EOD, to automatyzacja, która czyta przychodzące pisma, faktury i zamówienia, wyciąga z nich potrzebne dane i kieruje je do właściwej osoby albo systemu, zamiast zostawiać to komuś, kto codziennie przeszukuje skrzynkę mailową i drukarkę.

Sztywna reguła nie wystarcza, bo każdy dostawca układa fakturę inaczej, a klient pisze zamówienie własnymi słowami. Tu wchodzi model językowy: czyta treść dokumentu tak, jak czytałby ją człowiek, i wyciąga z niej pozycje, kwoty, terminy czy dane nadawcy, niezależnie od układu strony.

Obieg nie kończy odczytem. Dokument trafia dalej: do zatwierdzenia, do konkretnego systemu albo do konkretnej osoby, według reguł, które ustalamy razem z Tobą. Rzeczy, których model nie jest pewien, trafiają do człowieka, a nie zostają zgadnięte.

Efekt widać najszybciej tam, gdzie dokumentów jest dużo, a układ różni się za każdym razem: dział księgowości czytający faktury od kilkudziesięciu dostawców, obsługa klienta odbierająca zgłoszenia w dowolnej formie, magazyn przyjmujący zamówienia z kilku źródeł naraz.

Najgęstszy taki obieg dokumentów widzimy w biurach i firmach usługowych, więc osobno opisujemy oprogramowanie dla firm w Rzeszowie.

Zaczynamy od zebrania przykładów dokumentów, jakie dziś naprawdę do Was trafiają, nie od przykładów z internetu.

1. 1Zbieramy przykłady prawdziwych dokumentówKilkadziesiąt faktur, zamówień czy zgłoszeń z ostatnich miesięcy, żeby zobaczyć realną różnorodność układów, nie idealny przypadek z jednej firmy.
2. 2Ustalamy, co ma zostać wyciągnięte i dokąd trafićPozycje, kwoty, terminy, dane nadawcy: lista zależy od tego, co dziś przepisujecie ręcznie. Ustalamy też, do kogo trafia dokument po odczycie i kiedy wymaga zatwierdzenia człowieka.
3. 3Budujemy obieg i testujemy na Waszych dokumentachNie na przykładach z dokumentacji, tylko na realnych fakturach i zamówieniach, żeby wyjątki wyszły na jaw przed uruchomieniem, nie po nim.
4. 4Puszczamy równolegle, potem przełączamyPrzez pierwsze dni obieg działa obok dotychczasowej metody i wyniki się porównuje. Człowiek przestaje przepisywać ręcznie dopiero, gdy wyniki zgadzają się wielokrotnie z rzędu.

Firma wykończeniowa dostaje miesięcznie kilkadziesiąt faktur kosztowych od różnych dostawców materiałów budowlanych, każda w innym układzie, część jako PDF, część jako skan z telefonu. Dziś jedna osoba w biurze otwiera każdą, sprawdza pozycje, kwotę i termin płatności, i ręcznie wpisuje to do systemu księgowego.

Obieg czyta każdą fakturę niezależnie od układu, wyciąga pozycje, kwotę i termin i wstawia je do systemu księgowego jako dokument gotowy do zatwierdzenia. Faktury z podejrzanie niską pewnością odczytu, na przykład słabo czytelny skan, trafiają do osobnej kolejki do ręcznego sprawdzenia, zamiast wejść do systemu z błędem.

2 do 5 tygodni na pierwszy obieg

Krócej, gdy dokumenty pochodzą z małej liczby stałych źródeł o podobnym układzie. Dłużej, gdy układ różni się mocno między dostawcami i model musi się nauczyć rozpoznawać wyjątki na Waszych przykładach, zanim zacznie działać samodzielnie.

Automatyczne wystawianie ofert to bliźniaczy temat, tylko po drugiej stronie: zamiast czytać dokumenty przychodzące, tworzy dokumenty wychodzące.