Dokumenty, które same trafiają, gdzie trzeba
Faktura od każdego dostawcy wygląda inaczej, a zamówienie przychodzi mailem, PDF-em albo w treści wiadomości. Budujemy obieg, który to czyta, wyciąga potrzebne dane i kieruje dokument do właściwej osoby.
Czym jest automatyczny obieg dokumentów
Automatyczny obieg dokumentów to automatyzacja, która czyta przychodzące pisma, faktury i zamówienia, wyciąga z nich potrzebne dane i kieruje je do właściwej osoby albo systemu, zamiast zostawiać to komuś, kto codziennie przeszukuje skrzynkę mailową i drukarkę.
Sztywna reguła nie wystarcza, bo każdy dostawca układa fakturę inaczej, a klient pisze zamówienie własnymi słowami. Tu wchodzi model językowy: czyta treść dokumentu tak, jak czytałby ją człowiek, i wyciąga z niej pozycje, kwoty, terminy czy dane nadawcy, niezależnie od układu strony.
Obieg nie kończy odczytem. Dokument trafia dalej: do zatwierdzenia, do konkretnego systemu albo do konkretnej osoby, według reguł, które ustalamy razem z Tobą. Rzeczy, których model nie jest pewien, trafiają do człowieka, a nie zostają zgadnięte.
Efekt widać najszybciej tam, gdzie dokumentów jest dużo, a układ różni się za każdym razem: dział księgowości czytający faktury od kilkudziesięciu dostawców, obsługa klienta odbierająca zgłoszenia w dowolnej formie, magazyn przyjmujący zamówienia z kilku źródeł naraz.
Najgęstszy taki obieg dokumentów widzimy w biurach i firmach usługowych, więc osobno opisujemy oprogramowanie dla firm w Rzeszowie.
Jak wygląda wdrożenie
Zaczynamy od zebrania przykładów dokumentów, jakie dziś naprawdę do Was trafiają, nie od przykładów z internetu.
- 1Zbieramy przykłady prawdziwych dokumentówKilkadziesiąt faktur, zamówień czy zgłoszeń z ostatnich miesięcy, żeby zobaczyć realną różnorodność układów, nie idealny przypadek z jednej firmy.
- 2Ustalamy, co ma zostać wyciągnięte i dokąd trafićPozycje, kwoty, terminy, dane nadawcy: lista zależy od tego, co dziś przepisujecie ręcznie. Ustalamy też, do kogo trafia dokument po odczycie i kiedy wymaga zatwierdzenia człowieka.
- 3Budujemy obieg i testujemy na Waszych dokumentachNie na przykładach z dokumentacji, tylko na realnych fakturach i zamówieniach, żeby wyjątki wyszły na jaw przed uruchomieniem, nie po nim.
- 4Puszczamy równolegle, potem przełączamyPrzez pierwsze dni obieg działa obok dotychczasowej metody i wyniki się porównuje. Człowiek przestaje przepisywać ręcznie dopiero, gdy wyniki zgadzają się wielokrotnie z rzędu.
Jak to wygląda w praktyce
Przykład (hipotetyczny)Firma wykończeniowa dostaje miesięcznie kilkadziesiąt faktur kosztowych od różnych dostawców materiałów budowlanych, każda w innym układzie, część jako PDF, część jako skan z telefonu. Dziś jedna osoba w biurze otwiera każdą, sprawdza pozycje, kwotę i termin płatności, i ręcznie wpisuje to do systemu księgowego.
Obieg czyta każdą fakturę niezależnie od układu, wyciąga pozycje, kwotę i termin i wstawia je do systemu księgowego jako dokument gotowy do zatwierdzenia. Faktury z podejrzanie niską pewnością odczytu, na przykład słabo czytelny skan, trafiają do osobnej kolejki do ręcznego sprawdzenia, zamiast wejść do systemu z błędem.
Ile trwa wdrożenie
2 do 5 tygodni na pierwszy obieg
Krócej, gdy dokumenty pochodzą z małej liczby stałych źródeł o podobnym układzie. Dłużej, gdy układ różni się mocno między dostawcami i model musi się nauczyć rozpoznawać wyjątki na Waszych przykładach, zanim zacznie działać samodzielnie.
Pytania o obieg dokumentów
- Jakie dokumenty da się tak czytać?
- Najczęściej faktury kosztowe, zamówienia od klientów i zgłoszenia serwisowe, ale zasada działa przy każdym powtarzalnym dokumencie tekstowym. Na pierwszej rozmowie sprawdzamy Wasze przykłady i mówimy wprost, czy się nadają, zanim cokolwiek wycenimy.
- Co, jeśli dokument jest nieczytelny albo niepełny?
- Trafia do osobnej kolejki do ręcznego sprawdzenia, zamiast zostać wpisany z błędem albo pominięty. Próg pewności, poniżej którego dokument idzie do człowieka, ustalamy razem z Wami na starcie.
- Czy obieg zastąpi całą księgową albo biuro?
- Nie. Zdejmuje przepisywanie i szukanie, czyli tę część pracy, która najbardziej męczy i przy której najłatwiej o pomyłkę. Decyzje, które wymagają oceny, na przykład czy fakturę zapłacić od razu czy zareklamować, zostają przy człowieku.
- Ile dokumentów miesięcznie się opłaca?
- Zależy od tego, ile czasu dziś to zajmuje, nie od samej liczby sztuk. Kilkadziesiąt złożonych faktur miesięcznie zwykle się opłaca, bo każda zabiera kilka minut ręcznej pracy. Dokładny rachunek robimy na bezpłatnej rozmowie, na Waszych liczbach.
- Czy da się dodać nowy typ dokumentu później?
- Tak, i to zwykle najtańszy sposób rozszerzenia obiegu, bo instalacja i większość reguł są już gotowe. Zaczynamy zawsze od jednego typu dokumentu, sprawdzamy, że działa stabilnie, i dopiero potem dokładamy kolejny.
Zobacz też
Automatyczne wystawianie ofert to bliźniaczy temat, tylko po drugiej stronie: zamiast czytać dokumenty przychodzące, tworzy dokumenty wychodzące.
