Oferta gotowa, zanim klient zdąży ostygnąć
Klient pyta o wycenę, a oferta powstaje ręcznie od zera, ze wzoru sprzed roku, z tabelką klejoną w Wordzie. Budujemy proces, w którym oferta składa się sama z danych, które już masz, a handlowiec tylko sprawdza i wysyła.
Czym jest automatyczne wystawianie ofert
Automatyczne wystawianie ofert to automatyzacja, która składa dokument ofertowy z danych już obecnych w Twoich systemach, cennika, parametrów zapytania klienta, warunków handlowych, zamiast zostawiać handlowcowi klejenie tego ręcznie za każdym razem od nowa.
Dane wejściowe różnią się firmą od firmy: formularz na stronie, mail od klienta, rozmowa zapisana w CRM. Automatyzacja bierze to, co wpisał klient albo handlowiec, dobiera właściwe pozycje i ceny z Twojego systemu i składa gotowy dokument w firmowym formacie, z tymi samymi warunkami co zawsze.
Handlowiec dostaje gotową ofertę do sprawdzenia, nie pustą kartkę do wypełnienia. Może poprawić pozycję, dodać rabat w ustalonych widełkach albo dopisać zdanie od siebie, zanim wyśle. Automat przygotowuje szkic, nie podejmuje decyzji handlowej.
Jak wygląda wdrożenie
Zaczynamy od kilku ostatnich ofert, jakie realnie wysłaliście, żeby zobaczyć, z czego się składają i co się w nich powtarza.
- 1Analizujemy wzór dzisiejszej ofertyPatrzymy na kilka realnie wysłanych ofert i wyłuskujemy, które elementy są stałe, a które zmieniają się od klienta do klienta. To ustala kształt szablonu.
- 2Podpinamy źródło danychCennik, parametry produktu, warunki handlowe: skąd dziś je bierzecie, stamtąd bierze je automat. Jeśli cennik zmienia się w systemie sprzedaży, oferta zawsze go odzwierciedla, bez ręcznego przenoszenia.
- 3Budujemy szablon i regułę doboru pozycjiDobór pozycji do zapytania klienta, przeliczanie ilości i cen, wstawianie warunków handlowych: budujemy to jako jeden proces, testowany na realnych zapytaniach, nie na przykładach z instrukcji.
- 4Wdrażamy krok zatwierdzenia handlowcaOferta trafia do handlowca jako gotowy szkic, nie automatycznie do klienta. Ustalamy, kto zatwierdza i w jakich widełkach wolno zmienić cenę bez pytania nikogo.
Jak to wygląda w praktyce
Przykład (hipotetyczny)Firma montująca instalacje fotowoltaiczne dostaje dziennie kilkanaście zapytań przez formularz na stronie, każde z innym zużyciem energii i innym typem dachu. Dziś handlowiec liczy moc instalacji ręcznie w arkuszu, szuka aktualnych cen paneli i falowników, i składa ofertę PDF od zera. Proces zajmuje pół godziny na zapytanie, więc odpowiedź do klienta idzie czasem dopiero następnego dnia.
Automatyzacja bierze dane z formularza, przelicza rekomendowaną moc instalacji według reguł, jakie dziś stosuje handlowiec, dobiera aktualne ceny z cennika i składa gotową ofertę PDF w firmowym formacie w ciągu kilku minut od zapytania. Handlowiec sprawdza dobór i wysyła, zamiast liczyć od zera. Klient dostaje odpowiedź tego samego dnia, póki temat jest jeszcze świeży.
Ile trwa wdrożenie
2 do 4 tygodnie
Krócej, gdy cennik i warunki handlowe są już w jednym systemie i reguła doboru pozycji jest prosta. Dłużej, gdy oferta zależy od wielu zmiennych parametrów albo trzeba najpierw uporządkować cennik rozrzucony po kilku miejscach.
Pytania o automatyczne wystawianie ofert
- Czy oferta idzie do klienta bez sprawdzenia przez człowieka?
- Nie, chyba że sami zdecydujecie inaczej. Domyślnie automat przygotowuje gotowy szkic, a handlowiec sprawdza i wysyła. Pełną automatyzację bez udziału człowieka wdrażamy tylko tam, gdzie oferta jest w pełni standardowa i sami tego chcecie.
- Co, jeśli zapytanie klienta jest nietypowe?
- Reguła doboru pozycji obejmuje typowe przypadki, a nietypowe zapytania trafiają do handlowca do ręcznego złożenia, tak jak dziś. Z czasem, gdy nietypowy przypadek zaczyna się powtarzać, dokładamy dla niego regułę.
- Czy da się dodać rabaty albo negocjowane warunki?
- Tak, w ustalonych z Wami widełkach. Handlowiec może zmienić cenę albo dopisać warunek przed wysłaniem, a jeśli zmiana wykracza poza widełki, trafia do zatwierdzenia przez kogoś z uprawnieniami.
- Co się stanie, gdy zmienimy cennik?
- Automat bierze ceny stamtąd, gdzie je dziś trzymacie, więc zmiana cennika w źródle od razu widać w kolejnych ofertach. Nie trzeba nic przepinać ręcznie ani czekać na aktualizację szablonu.
- Czy to zastąpi handlowca?
- Nie. Zdejmuje składanie dokumentu od zera, czyli najbardziej czasochłonną, powtarzalną część pracy. Rozmowa z klientem, negocjacja i decyzja, czy w ogóle złożyć ofertę, zostają po stronie handlowca.
Zobacz też
Automatyczny obieg dokumentów to bliźniaczy temat, tylko po drugiej stronie: zamiast tworzyć dokumenty wychodzące, czyta te, które przychodzą.
