Połączenie systemów firmowych, które zaczynają ze sobą rozmawiać

Łączenie systemów, nazywane też integracją systemów w firmie, to automatyzacja, w której dane przenoszą się same między dwoma albo więcej programami firmowymi, zamiast przez schowek i kopiuj wklej. Zamówienie z systemu sprzedaży trafia do magazynu, faktura z magazynu trafia do księgowości, stan zapasów wraca z magazynu do sklepu internetowego, bez człowieka, który klika to samo w dwóch miejscach.

Różnica między tym a zwykłą automatyzacją jednego procesu jest taka, że tutaj chodzi o cały przepływ danych między systemami, często w obie strony naraz. Zamówienie idzie z jednego programu do drugiego, a status realizacji wraca tą samą drogą, więc obie strony zawsze widzą to samo, bez ręcznego sprawdzania.

Budujemy to na n8n, które stawiamy na Twoim serwerze, i łączymy się z programami przez ich interfejsy do integracji, gdy takie mają, albo przez pliki eksportu i importu, gdy nie mają. Żaden z Twoich programów nie musi się zmienić, żeby dało się je połączyć.

Zaczynamy od mapy tego, co dziś wędruje ręcznie między Twoimi programami, nie od wyboru narzędzia integracyjnego.

1. 1Sprawdzamy, co każdy program potrafiProgramy różnią się tym, jak łatwo dają się połączyć. Sprawdzamy, czy Twoje mają gotowy interfejs do integracji, czy trzeba iść przez pliki eksportu, zanim obiecamy termin.
2. 2Ustalamy, w którą stronę płyną daneCzasem dane mają iść tylko w jedną stronę, na przykład zamówienia z jednego programu do drugiego. Czasem w obie, ze statusem wracającym z powrotem. To decyzja biznesowa, nie techniczna, więc podejmujemy ją razem z Tobą.
3. 3Budujemy połączenie i testujemy na prawdziwych danychNie na przykładowych rekordach z dokumentacji, tylko na Twoich realnych zamówieniach i fakturach, bo tam wychodzą wyjątki, których nie widać na papierze.
4. 4Zostawiamy sposób, żeby zauważyć, gdy coś się zepsujeProgram po drugiej stronie połączenia czasem się zmienia, aktualizuje albo zmienia format. Zostawiamy powiadomienie, które odzywa się, zanim ktoś zauważy braki w danych sam.

Firma usługowa z dwudziestoma pięcioma pracownikami w terenie prowadzi zlecenia w jednym programie, a fakturuje w drugim. Dziś ktoś w biurze codziennie przepisuje zamknięte zlecenia do systemu księgowego, żeby faktura poszła do klienta, zwykle pod koniec dnia, gdy zleceń jest najwięcej.

Połączenie odczytuje zamknięte zlecenia z pierwszego programu i tworzy z nich szkice faktur w drugim, gotowe do wystawienia jednym kliknięciem zamiast ręcznego przepisywania pozycji, stawek i danych klienta. Status wystawionej faktury wraca do systemu zleceń, więc zespół w terenie widzi, które zlecenia są już rozliczone, bez pytania biura.

2 do 6 tygodni na pierwsze połączenie

Krócej, gdy oba programy mają gotowy interfejs do integracji i przepływ jest jednokierunkowy. Dłużej, gdy trzeba iść przez pliki eksportu albo połączenie ma działać w obie strony ze statusami. Kolejne połączenia z tymi samymi programami idą zwykle szybciej.

Dwie najczęstsze konkretne integracje, jakie budujemy dla firm handlowych w Polsce, to połączenia z Comarch Optima i Subiekt GT.