Cennik dostawcy w PDF albo Excelu: które podwyżki naprawdę podnoszą koszt Twoich wyrobów

Cennik dostawcy w PDF albo Excelu: które podwyżki naprawdę podnoszą koszt Twoich wyrobów#

Dostawca przysyła nowy cennik. Kilkaset pozycji, część w opakowaniach, część na metry, kilka kodów zmienionych bez słowa. Dział zakupów nie potrzebuje listy „co podrożało”. Potrzebuje odpowiedzi, o ile droższy jest teraz konkretny wyrób i ile to kosztuje rocznie.

Ten workflow n8n czyta cennik w PDF, XLSX albo CSV, porównuje go z cenami zaakceptowanymi ostatnim razem, przelicza zmiany na koszt materiałowy każdego wyrobu z BOM i na koniec daje krótki brief do rozmowy z dostawcą. Niepewne pozycje zatwierdza człowiek, zanim zmienią czyjekolwiek kalkulacje.

Dlaczego „wrzuć cennik do czata” nie wystarcza#

Najprostszy pomysł to dać modelowi dwa cenniki i poprosić o porównanie. Przy kilkunastu pozycjach to nawet zadziała. Przy prawdziwym cenniku pękają trzy rzeczy.

Jednostki i opakowania#

W styczniu wkręt M8x20 kosztował 34,00 zł za opakowanie 100 sztuk. W listopadzie ten sam wkręt jest w cenniku po 0,36 zł za sztukę. Porównanie „cena do ceny” pokazuje spadek o 99%. Faktycznie to podwyżka o 5,9%.

Model czasem to wychwyci, a czasem nie. A pomyłka w tę stronę jest najgorsza z możliwych, bo podwyżka wygląda jak okazja.

Wiersze, których nie było#

Model czytający PDF potrafi pominąć wiersz albo dopisać taki, którego w dokumencie nie ma. Przy pełnym cenniku pominięty wiersz wygląda jak pozycja wycofana z oferty. Dopisany wygląda jak nowa pozycja z ceną z sufitu.

Model nie zna Twojego BOM#

Nawet idealne porównanie cenników odpowiada na złe pytanie. Podwyżka farby proszkowej o 16,6% jest ważniejsza niż podwyżka zamka o 114%, jeśli farby zużywasz dwa kilogramy na wyrób, a zamek kupujesz raz na kwartał.

Zasada: model przepisuje, kod liczy#

Cały workflow opiera się na podziale pracy. Model językowy robi tylko to, czego kod nie zrobi dobrze, czyli czyta nieuporządkowane dokumenty. Wszystko, co da się policzyć, liczy kod.

To sprawdzenie jest najważniejszym elementem całości:

const squash = s => String(s || '').toUpperCase().replace(/\s+/g, '');
const haystack = squash(fullText);
const digitsOf = s => String(s || '').replace(/[^0-9]/g, '');
const numberTokens = new Set([
  ...(fullText.match(/\d+(?:[.,]\d+)?/g) || []),
  ...(fullText.match(/\d{1,3}(?:[ \u00a0.]\d{3})+(?:,\d+)?/g) || []),
].map(digitsOf));

if (!haystack.includes(squash(r.supplier_sku))) issues.push(`code "${r.supplier_sku}" not found in the PDF`);
if (!numberTokens.has(digitsOf(r.price))) issues.push(`price "${r.price}" not found in the PDF`);

W teście dorzuciliśmy do odpowiedzi modelu wiersz, którego w cenniku nie było. Nie przeszedł: trafił do zatwierdzenia z opisem, że ani kodu, ani ceny nie ma w dokumencie.

Jedna liczba do porównań: cena za jednostkę bazową#

Każda cena jest sprowadzana do ceny za sztukę, metr, kilogram, litr, m² albo m³. Dopiero takie liczby są porównywane.

Rozmiar opakowania workflow bierze z kolumny „ilość w opakowaniu”, a jeśli jej nie ma, z opisu w rodzaju „opak. 100 szt.”. Ceny w formacie „1 234,50 zł” też parsuje kod, nie model.

Kiedy decyduje człowiek#

Druga strona tego samego formularza pokazuje tylko pozycje, przy których automat nie powinien decydować sam. Każda ma powód i listę wyboru: zatwierdź albo odrzuć.

Odrzucona pozycja zachowuje starą cenę i trafia do dziennika zmian z decyzją. W teście skok ceny zamka z 6,50 na 13,90 zł został odrzucony i nie wpłynął na żadną kalkulację.

Wpływ na BOM#

Tabela bom_lines trzyma jeden wiersz na komponent: wyrób, dostawca, indeks dostawcy, ilość na sztukę, jednostka i roczny wolumen. Dla każdego wyrobu kod liczy koszt materiałowy przed zmianą i po niej.

Przy regale największy udział mają farba (+11,52 zł) i profil 40x40 (+11,04 zł), częściowo zjedzone przez tańszą blachę (−7,00 zł). To jest informacja, z którą idzie się do dostawcy.

Kod wyłapuje też rzeczy, które psują kalkulację po cichu: komponent wycofany z oferty, BOM liczony w metrach przy cenie za sztangę, komponent bez ceny.

Brief do negocjacji#

Na koniec model pisze krótki brief: co się zmieniło, które podwyżki mają znaczenie dla naszych wyrobów, jakie pytania zadać dostawcy i co poprawić u siebie. Dostaje wyłącznie policzone już liczby i ma zakaz liczenia nowych.

Use only the numbers in DATA. Every figure you mention must appear there; do not calculate new ones.

Brief jest dodatkiem, nie źródłem prawdy. Liczby w tabeli powyżej pochodzą z kodu i są takie same niezależnie od modelu.

Konfiguracja#

Wszystkie progi siedzą w jednym node'cie Settings.

Trzy tabele w n8n Data Tables (supplier_prices, price_change_log, bom_lines) zakłada osobna gałąź, którą uruchamia się raz. Pliki CSV z separatorem ; (typowe dla polskich eksportów, bo przecinek jest separatorem dziesiętnym) rozpoznaje sam.

Ograniczenia#

Skany PDF nie są obsługiwane, potrzebna jest warstwa tekstowa albo wersja Excel/CSV.

Brak przeliczania walut. Pozycje w innej walucie niż domyślna są oznaczane i nie wchodzą do sum.

Ceny progowe (inna cena od 100 sztuk, inna od 1000) nie są modelowane. Przy mapowaniu kolumn model wybiera cenę bazową i zapisuje uwagę.

Dopasowanie zmienionych indeksów opiera się na podobieństwie opisów. Dostawca, który zmienia jednocześnie kod i opis, przejdzie jako „nowa pozycja” plus „wycofana pozycja”.

Pierwszy cennik od dostawcy niczego nie porównuje, tylko zapisuje punkt odniesienia.

Testowaliśmy na danych fikcyjnych na n8n 2.8.4, a odpowiedzi modelu były w teście podstawione. Cała logika poza modelem przeszła na instancji, ale nie mierzyliśmy, jak często Claude myli kolumny albo pomija wiersze na prawdziwych cennikach od różnych dostawców.

Kiedy to nie ma sensu#

Przy kilku dostawcach ze stabilnymi cenami ręczne porównanie raz na kwartał zajmie mniej czasu niż utrzymanie tabeli BOM. Workflow zaczyna się opłacać, gdy cenniki przychodzą częściej niż raz w miesiącu, mają setki pozycji, a od kosztu materiałowego zależy cena, którą dajesz klientom. Jeśli ceny dostawców, BOM, zlecenia i magazyn mają żyć w jednym miejscu, to nie jest już workflow, tylko system do zarządzania produkcją.