Powtarzalną robotę przejmuje komputer

Automatyzacja to nie robot i nie sztuczna inteligencja z konferencji. To program, który robi rzecz, którą dziś ktoś klika ręcznie. Otwiera plik, przepisuje dane, wystawia dokument, wysyła go dalej.

Modele językowe wchodzą tam, gdzie danych nie da się opisać sztywną regułą. Faktura od każdego dostawcy wygląda inaczej, a mail od klienta bywa napisany dowolnie. Wtedy model czyta treść i wyciąga z niej to, co potrzebne. Wszędzie indziej wystarczy zwykła reguła i jest tańsza oraz pewniejsza.

Budujemy na n8n, które stawiamy na serwerze klienta, albo piszemy program wprost, gdy proces jest na to za bardzo Wasz. To decyzja techniczna i podejmujemy ją po obejrzeniu procesu, nie przed.

Nigdy od narzędzia. Zaczynamy od policzenia, gdzie uciekają godziny, bo to jedyny sposób, żeby wiedzieć, czy w ogóle warto.

1. 1Liczymy, co ile zajmujeNa bezpłatnej rozmowie przechodzimy przez tydzień pracy osoby, która klika najwięcej. Ile razy dziennie, ile minut, ile razy trzeba poprawiać po pomyłce. To zwykle pierwszy moment, w którym firma widzi tę liczbę zsumowaną.
2. 2Wybieramy jeden proces, nie pięćBierzemy ten, który ma najlepszy stosunek odzyskanych godzin do trudności. Zwykle nie jest to ten, który najbardziej irytuje, tylko ten, który powtarza się najczęściej.
3. 3Budujemy i puszczamy obok ręcznej robotyPrzez pierwsze dni automat chodzi równolegle z człowiekiem, a wyniki się porównuje. Dopiero gdy zgadzają się kilkanaście razy z rzędu, człowiek przestaje robić to ręcznie.
4. 4Mierzymy i bierzemy się za następnyPo miesiącu wiadomo, ile godzin realnie wróciło. Ta liczba decyduje, czy wchodzimy w drugi proces i w który. Bez niej to zgadywanie.

Cały pierwszy proces to zwykle 2 do 6 tygodni. Nie robimy półrocznych pilotaży, bo po pół roku nikt już nie pamięta, po co to było.

To lista rzeczy, które najczęściej wychodzą na pierwszej rozmowie. Przy każdej piszemy, ile zwykle udaje się odzyskać, bo bez tego nie da się zdecydować.

• Przepisywanie zamówień z maili i PDF-ów3 do 8 godzin tygodniowo
  Zamówienie przychodzi jako plik albo treść maila i ktoś przenosi je do arkusza lub programu. Model czyta treść, wyciąga pozycje i wstawia je tam, gdzie mają być, a człowiek tylko zatwierdza.
• Wystawianie powtarzalnych dokumentów2 do 6 godzin tygodniowo
  Oferty, potwierdzenia, protokoły i zestawienia składane co tydzień z tych samych elementów. Dokument powstaje z danych, które już są w systemie, zamiast być klejony ręcznie.
• Łączenie programów, które ze sobą nie rozmawiają4 do 10 godzin tygodniowo
  Sprzedaż w jednym, magazyn w drugim, księgowość w trzecim. Dane wędrują same, w jedną albo w obie strony, zamiast przez schowek i kopiuj wklej.
• Odczyt faktur kosztowych2 do 5 godzin tygodniowo
  Każdy dostawca ma inny układ faktury, więc sztywna reguła tu nie zadziała. Model wyciąga pozycje, kwoty i terminy, a rzeczy niepewne odkłada człowiekowi do sprawdzenia.
• Szukanie w firmowych dokumentach1 do 4 godziny tygodniowo
  Umowy, instrukcje i stare oferty, w których nikt nie umie znaleźć zapisu sprzed dwóch lat. Wyszukiwarka odpowiada zdaniem i pokazuje, z którego dokumentu to wzięła.
• Pilnowanie terminów i braków1 do 3 godzin tygodniowo
  Zamiast człowieka, który raz dziennie przegląda listę i dzwoni, powiadomienie idzie samo do właściwej osoby, w momencie, w którym coś przekroczy próg.

Jeżeli po policzeniu okaże się, że problemem nie jest przepisywanie, tylko brak wspólnego miejsca na dane, uczciwiej powiedzieć to wprost i zbudować program pod procesy firmy, zamiast automatyzować bałagan.

Przykład złożony z najczęstszych przypadków, jakie widzimy w firmach na 20 do 60 osób. Jedna osoba w biurze, trzy procesy zdjęte po kolei.

Przepisywanie zamówień z maili

5 godzin tygodniowo

Wystawianie powtarzalnych dokumentów

3 godziny tygodniowo

Przenoszenie danych między programami

4 godziny tygodniowo

Poprawki po pomyłkach w przepisywaniu

2 godziny tygodniowo

Razem

14 godzin tygodniowo

Czas budowy trzech procesów

6 do 10 tygodni

Przy czternastu godzinach tygodniowo automatyzacja zwraca się zwykle w 2 do 4 miesięcy.

To przykład, nie Twoja wycena. Dokładny rachunek robimy na bezpłatnej rozmowie, na Twoich liczbach, i dopiero potem podajemy jedną stałą cenę na piśmie.

Mówimy o tym na pierwszej rozmowie, zanim policzysz budżet. W tych czterech sytuacjach odradzamy i tłumaczymy dlaczego.

• Gdy proces zmienia się co miesiącAutomat opłaca się przy powtarzalności. Jeżeli reguły zmieniają się co chwilę, utrzymanie zjada więcej czasu, niż odzyskuje. Wtedy lepiej najpierw ustabilizować proces.
• Gdy robi się to raz na kwartałCzynność, która zajmuje dwie godziny cztery razy w roku, to osiem godzin rocznie. Budowa i utrzymanie automatu będą droższe. Liczby trzeba policzyć, nie poczuć.
• Gdy decyzja wymaga człowiekaModel dobrze czyta i przepisuje, ale źle bierze odpowiedzialność. Wszędzie tam, gdzie pomyłka kosztuje realnie, zostawiamy człowieka do zatwierdzenia i mówimy o tym wprost, zamiast obiecywać pełną bezobsługowość.
• Gdy dane są w takim stanie, że nie da się na nich polegaćAutomat na brudnych danych produkuje błędy szybciej, niż robił to człowiek. Najpierw porządek w danych, potem automatyzacja. Czasem to znaczy, że nie zaczynamy od automatu tylko od programu, który dane trzyma porządnie.

Odradziliśmy kilka takich projektów. Wolimy stracić zlecenie niż zostawić firmę z automatem, którego nikt nie ufa i który po pół roku zostaje wyłączony.

To pytanie zadaje prawie każdy i słusznie. Automatyzacja z modelem językowym oznacza, że treść dokumentu gdzieś wyjeżdża, więc trzeba wiedzieć dokąd.

Domyślnie stawiamy n8n na serwerze klienta, a nie w chmurze dostawcy. Przepływy, dane i historia zostają u Was. Do modelu językowego wysyłamy wyłącznie ten fragment, który jest potrzebny do konkretnego zadania, a nie całą bazę.

• Wariant w całości u WasGdy dane są wrażliwe, da się postawić także sam model na Waszym sprzęcie. Jest wolniejszy i słabszy od najlepszych dostępnych, więc mówimy uczciwie, kiedy ta zamiana ma sens, a kiedy jest tylko droższa.
• Tylko potrzebny fragmentNie wysyłamy całych dokumentów, gdy do zadania wystarczy jedna sekcja. Mniej danych na wyjściu to mniejsze ryzyko i niższy koszt każdego wywołania.
• Widać, co się wydarzyłoKażde uruchomienie zostawia ślad: co weszło, co wyszło, co poszło nie tak. Bez tego nie da się ani ufać automatowi, ani go poprawić, gdy zacznie się mylić.
• Dane osobowe traktujemy osobnoJeżeli w procesie przewijają się dane pracowników albo klientów, ustalamy to na starcie i zapisujemy, kto ma dostęp i jak długo dane są trzymane. To samo podejście, które zastosowaliśmy w Auresta RCP.

Teksty, które odpowiadają na pytania o koszt, zadawane najczęściej przed pierwszą rozmową.

• Ile kosztuje automatyzacja n8n →Widełki, z czego składa się wycena i po ilu miesiącach to się zwraca.
• Ile kosztuje integracja AI →Warstwy kosztu, o których nikt nie mówi na wycenie, i realne widełki.
• Dotacja na oprogramowanie dla małej firmy →Skąd wziąć dofinansowanie i na co realnie można je wydać.