Program do zarządzania urlopami. Co musi liczyć według KP
Program do zarządzania urlopami w 2026. Co musi liczyć według Kodeksu pracy, jakie funkcje mieć, Excel czy gotowy program i jak chronić dane z L4.
Adrian Hunia Właściciel, prowadzi stronę techniczną
Pisze systemy, o których tu czytasz, i prowadzi wdrożenia od pierwszej rozmowy do uruchomienia u klienta.
9 min czytania
Program do zarządzania urlopami ma przede wszystkim poprawnie liczyć to, co wynika z Kodeksu pracy. Chodzi o wymiar 20 albo 26 dni, proporcje przy niepełnym etacie i zmianie pracy, urlop w godzinach, 4 dni na żądanie i termin na zaległy urlop do 30 września następnego roku. Wnioski online, kalendarz i powiadomienia są ważne, ale bez poprawnego salda tylko szybciej produkują błędy. Dla firmy do kilkudziesięciu osób zwykle wystarczy gotowy program w abonamencie albo moduł nieobecności w systemie rejestracji czasu pracy.
Jeśli prowadzisz urlopy w arkuszu albo na papierze i chcesz to przenieść do programu, zacznij od listy reguł niżej. Piszemy z perspektywy zespołu, który zbudował Auresta RCP dla Dworu Kombornia Hotel & SPA. Mamy w nim 16 typów nieobecności z Kodeksu pracy, tygodniowy grafik zmian i panel kadrowy, a system obejmuje kilkadziesiąt osób z recepcji, kuchni, SPA i housekeepingu. Przepisy podajemy według aktualnego tekstu jednolitego Kodeksu pracy w ISAP. Nie jesteśmy kancelarią, więc w sprawach granicznych skonsultuj się z prawnikiem albo doradcą kadrowym.
Co program do urlopów musi liczyć według Kodeksu pracy
Poniżej zasady, które program musi znać. Jeśli którejś nie obsługuje, kadry będą ją liczyć ręcznie obok programu.
| Zasada | Przepis | Co program musi zrobić |
|---|---|---|
| Wymiar 20 dni przy stażu poniżej 10 lat, 26 dni przy stażu co najmniej 10 lat | art. 154 § 1 KP | Liczyć staż i sam zmienić wymiar w dniu, w którym pracownik osiąga 10 lat |
| Do stażu wlicza się szkołę, np. szkoła wyższa to 8 lat, średnia ogólnokształcąca 4 lata | art. 155 § 1 KP | Mieć pole na wykształcenie i nie sumować okresów nauki |
| Pierwsza praca w życiu daje urlop po każdym miesiącu, po 1/12 rocznego wymiaru | art. 153 § 1 KP | Naliczać urlop miesięcznie w pierwszym roku pracy |
| Niepełny etat daje urlop proporcjonalny, niepełny dzień zaokrągla się w górę | art. 154 § 2 KP | Przeliczać wymiar przy każdej zmianie etatu |
| Urlop udziela się w godzinach, jeden dzień urlopu to 8 godzin | art. 154² § 1-2 KP | Prowadzić saldo w godzinach i odejmować tyle godzin, ile pracownik miał w grafiku |
| Przy zmianie pracy w ciągu roku urlop jest proporcjonalny, miesiąc to 1/12 wymiaru | art. 155¹ i 155²a KP | Liczyć urlop do dnia odejścia i od dnia przyjścia |
| Urlop na żądanie to 4 dni w roku, w ramach urlopu wypoczynkowego | art. 167² i 167³ KP | Oznaczać takie dni osobno i pilnować limitu |
| Zaległy urlop trzeba udzielić do 30 września następnego roku | art. 168 KP | Pokazywać zaległość i ostrzegać przed terminem |
| Urlop dzielony na części musi mieć co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych w jednej części | art. 162 KP | Sprawdzać plan pod tym kątem |
| Plan urlopów, chyba że związek się zgodzi albo w firmie nie ma związku | art. 163 § 1 i § 1¹ KP | Mieć plan albo kalendarz terminów uzgodnionych z pracownikami |
| Urlop opiekuńczy 5 dni w roku, bezpłatny | art. 173¹ KP | Osobny typ nieobecności, bez wpływu na urlop wypoczynkowy |
| Zwolnienie z powodu siły wyższej 2 dni albo 16 godzin, za połowę wynagrodzenia | art. 148¹ KP | Liczyć w dniach albo godzinach, zależnie od pierwszego wniosku w roku |
| Zwolnienie na dziecko do 14 lat, 2 dni albo 16 godzin, płatne | art. 188 KP | Osobny limit, niezależny od powyższych |
Od 2026 roku zmieniły się zasady liczenia stażu. Do stażu pracy, od którego zależy m.in. wymiar urlopu, wlicza się teraz także okresy prowadzenia działalności gospodarczej i wykonywania umów zlecenia, za które opłacano składki na ubezpieczenia społeczne. U pracodawców prywatnych nowe zasady obowiązują od 1 maja 2026 roku, a pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie dokumentów, np. zaświadczenia z ZUS (gov.pl). Dla programu oznacza to, że staż trzeba móc przeliczyć w dowolnym momencie roku, a wymiar podnieść z 20 do 26 dni z właściwą datą.
Przykłady wyliczeń, które program musi zrobić dobrze
Niepełny etat
Pracownik na pół etatu ma 10 lat stażu, więc podstawą jest 26 dni. Połowa z 26 to 13 dni, czyli 104 godziny. Pracownik na 3/4 etatu z podstawą 20 dni ma 15 dni, czyli 120 godzin.
Zmiany 12-godzinne
Urlop odejmuje się w godzinach z grafiku, a nie w dniach. Pracownik z 20 dniami, czyli 160 godzinami, który bierze wolne w dni 12-godzinnych zmian, zużywa 12 godzin na każdy taki dzień. Wystarczy mu to na 13 pełnych zmian i 4 godziny. Program liczący urlop w dniach pokaże mu 20 dni wolnego i kadry będą to poprawiać ręcznie.
Zmiana pracy w trakcie roku
Pracownik z prawem do 26 dni odchodzi 30 czerwca. U dotychczasowego pracodawcy ma prawo do 6/12 rocznego wymiaru, czyli 13 dni. Jeśli od 1 lipca podejmuje pracę na czas nieokreślony u nowego pracodawcy, tam dostaje urlop proporcjonalny do okresu do końca roku, czyli też 13 dni. Jeśli przed odejściem wykorzystał więcej niż 13 dni, u nowego pracodawcy przysługuje mu odpowiednio mniej (art. 155¹ § 2 KP). Dlatego program musi umieć wpisać urlop wykorzystany u poprzedniego pracodawcy, ze świadectwa pracy.
Jakie funkcje powinien mieć program do zarządzania urlopami
Poza liczeniem dobry program robi kilka rzeczy, które oszczędzają czas kierowników i kadr.
- Wniosek urlopowy online. Pracownik składa wniosek z telefonu, kierownik akceptuje albo odrzuca jednym kliknięciem, a decyzja trafia do ewidencji bez przepisywania.
- Saldo na bieżąco. Pracownik widzi, ile ma urlopu bieżącego, zaległego i na żądanie, w dniach i godzinach.
- Plan i grafik urlopów. Widok całego działu na jednym kalendarzu, z terminami uzgodnionymi albo z planu.
- Kolizje w grafiku. Ostrzeżenie, gdy po akceptacji wniosku w dziale zostaje za mało osób na zmianie.
- Zastępstwa. Wskazanie, kto przejmuje obowiązki i kto akceptuje wnioski pod nieobecność kierownika.
- Typy nieobecności. Wszystkie kodeksowe, z osobnymi limitami i różnym wpływem na wynagrodzenie.
- Eksport do płac. Nieobecności miesiąca w formacie, który przyjmie Twój program kadrowo-płacowy.
- Powiadomienia. O nowym wniosku, o decyzji i o zaległym urlopie przed 30 września.
- Uprawnienia. Kierownik widzi swój dział, kadry widzą wszystko, pracownik widzi siebie.
- Historia zmian. Kto, kiedy i co zmienił w saldzie, wniosku albo grafiku.
Ostatni punkt łatwo zlekceważyć, a przy sporze z pracownikiem albo kontroli to on pokazuje, skąd wzięła się liczba w saldzie. Ewidencja czasu pracy, którą prowadzisz na podstawie art. 149 KP, ma zawierać m.in. dni wolne z tytułem ich udzielenia, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności. Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego trzymasz w dokumentacji pracownika. Tak stanowi § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jeśli szukasz szerzej programu do zarządzania pracownikami albo czasem pracy, urlopy powinny być jego częścią. Osobny arkusz obok szybko rozjeżdża się z grafikiem. Gdy urlop jest w tym samym systemie co grafik i rejestracja czasu pracy, odejmuje się od właściwej zmiany i od razu widać, kto jest w pracy. Więcej o tym piszemy w tekście o programie do rejestracji czasu pracy dla małej firmy.
Excel, gotowy program, moduł w RCP czy system na zamówienie
| Opcja | Koszt (stawki rynkowe, październik 2026) | Dla kogo | Ograniczenia |
|---|---|---|---|
| Excel lub arkusz Google | 0 zł plus czas kadr | do około 10 osób na pełnych etatach, bez zmian | ręczne proporcje i godziny, brak wniosków online i historii zmian, łatwo nadpisać formułę |
| Gotowy program do urlopów w chmurze | zwykle kilka do kilkunastu zł netto za osobę miesięcznie | firmy, którym wystarczy standard | nie zawsze łączy się z Twoją rejestracją czasu pracy, dane u dostawcy |
| Moduł nieobecności w systemie RCP | w abonamencie RCP | firmy, które i tak rejestrują czas pracy | zakres modułu zależy od dostawcy, sprawdź listę z tabeli wyżej |
| System na zamówienie | wycena projektu | kilka spółek, nietypowe reguły, połączenie z innymi systemami firmy | dłuższy start i wyższy koszt, ma sens tylko przy konkretnej potrzebie |
Porównanie cenników gotowych programów RCP, z których kilka ma moduł wniosków urlopowych w cenie, znajdziesz w tekście o tym, ile kosztuje system rejestracji czasu pracy. Jeśli urlopy mają być częścią większego systemu firmy, zacznij od planu wdrożenia, który rozpisuje zakres, zanim cokolwiek zbudujemy.
RODO i dane o zdrowiu przy L4
Urlopy to dane zwykłe. Zwolnienia lekarskie już nie. Na e-ZLA pracodawca nie widzi numeru choroby. Widzi m.in. okres niezdolności do pracy i ewentualny kod literowy. Kod B oznacza niezdolność w czasie ciąży, C nadużycie alkoholu, D gruźlicę, a sam kod literowy jest informacją o zdrowiu (infor.pl). Program do urlopów i nieobecności powinien więc spełniać kilka warunków.
- Kierownik w grafiku widzi, że pracownika nie ma, ale nie musi widzieć kodu ze zwolnienia.
- Kod literowy i szczegóły L4 widzą tylko kadry i płace.
- Program zapisuje, kto otworzył dane o nieobecnościach.
- Dane mają określony czas przechowywania i znikają po jego upływie.
- Jeśli program działa w chmurze, dostawca podpisuje z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych.
- Pracownik może dostać eksport swoich danych.
Nieobecności w Auresta RCP
W Dworze Kombornia obecność zapisywano wcześniej na papierowych listach, a potem ktoś ręcznie przepisywał je do Excela. Zbudowaliśmy Auresta RCP w 3 tygodnie i dziś hotel nie prowadzi już papierowych list obecności.
Nieobecności są w Auresta RCP częścią ewidencji czasu pracy, a nie osobnym arkuszem. Program ma 16 typów nieobecności z Kodeksu pracy, tygodniowy grafik zmian i panel kadrowy z sumami godzin. Nadgodziny 50 i 100 procent i godziny nocne liczą się automatycznie, z polskimi świętami. Raporty trafiają zdalnie do księgowości. Pracownicy logują się jednorazowym kodem QR albo PIN-em, a program działa także bez internetu.
Po stronie RODO mamy eksport danych pracownika, obsługę prawa do usunięcia, wersjonowane klauzule, umowę powierzenia i politykę retencji. System działa na serwerze klienta, więc ewidencja i dane kadrowe są przechowywane u niego, a nie w cudzej chmurze. U nas abonament Auresta RCP kosztuje od 349 zł netto miesięcznie do 20 pracowników, a jego jednorazowe wdrożenie 3 900-5 900 zł netto. Na abonament jest 60 dni gwarancji. Auresta RCP jest dla firm z kilkunastoma i więcej osobami na zmianach, które chcą mieć nieobecności, grafik i ewidencję w jednym programie, na własnym serwerze.
Zanim wybierzesz jakikolwiek program, także nasz, zapytaj na demo o wnioski urlopowe, plan urlopów i saldo w godzinach i sprawdź je na swoich danych. Saldo w godzinach ma największe znaczenie, gdy Twoje zmiany mają różną długość, np. 12 godzin albo krótsze dni w systemie przerywanym. O systemie przerywanym piszemy osobno w tekście o systemie przerywanego czasu pracy.
Kiedy wystarczy Excel albo gotowiec
- Masz do 10 osób na pełnych etatach, bez zmian i bez rotacji. Dobrze zrobiony arkusz z kartą urlopową wystarczy.
- Wszyscy pracują w biurze od poniedziałku do piątku po 8 godzin. Wystarczy prosty gotowy program, bo nie ma tu godzinowych wyjątków.
- Potrzebujesz tylko wniosków i kalendarza, a czas pracy liczy biuro rachunkowe. Weź prosty program do urlopów i nie przepłacaj za pełne RCP.
Pełny system rejestracji czasu pracy z nieobecnościami ma sens, gdy masz zmiany, kilka działów, nadgodziny i godziny nocne, a kadry co miesiąc poprawiają ręcznie to, co wyliczył arkusz. Nie dzwoń do nas, jeśli sprawa sprowadza się do 8 osób i kalendarza urlopów.
Najczęstsze pytania
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?
- 4 dni w roku kalendarzowym, w ramach zwykłego urlopu wypoczynkowego, a nie ponad niego. Pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, a limit 4 dni obowiązuje łącznie, nawet gdy w ciągu roku zmienia pracodawcę (art. 167² i 167³ KP).
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
- Urlop niewykorzystany w terminie z planu urlopów pracodawca musi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 KP). Urlop za 2026 rok trzeba więc oddać do 30 września 2027 roku.
Jak policzyć urlop przy niepełnym etacie?
- Proporcjonalnie do etatu, od wymiaru 20 albo 26 dni, a niepełny dzień zaokrągla się w górę (art. 154 § 2 KP). Pracownik na pół etatu z prawem do 26 dni ma 13 dni urlopu, czyli 104 godziny, bo jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.
Czy pracodawca musi mieć plan urlopów?
- Nie zawsze. Planu nie trzeba ustalać, jeśli zgodzi się na to zakładowa organizacja związkowa albo jeśli w firmie nie działa związek. Wtedy terminy urlopów pracodawca ustala w porozumieniu z pracownikiem (art. 163 § 1¹ KP).
Czy pracodawca widzi chorobę na zwolnieniu lekarskim?
- Nie. Na e-ZLA pracodawca widzi okres niezdolności do pracy i ewentualny kod literowy, np. B przy niezdolności w czasie ciąży, ale nie numer choroby. Sam kod literowy to też informacja o zdrowiu, więc w programie powinny go widzieć tylko kadry.
Czy Excel wystarczy do ewidencji urlopów?
- Prawnie tak, przepisy nie wymagają konkretnego programu. Arkusz musi jednak poprawnie liczyć proporcje, godziny i terminy, a przy kilkunastu osobach, zmianach etatu i zmianach o różnej długości łatwo o błąd, którego nikt nie zauważy do kontroli albo sporu.
Chcesz konkretną cenę dla swojego projektu?
Umów bezpłatną rozmowę. Wyjdziesz z ustalonym zakresem, stałą ceną i terminem.
Wolisz napisać? Formularz i e-mail są w kontakcie
