System rejestracji czasu pracy cena. Ile naprawdę kosztuje RCP

Cena systemu rejestracji czasu pracy w chmurze to w Polsce od 4,50 do 19,99 zł netto za pracownika miesięcznie, według cenników rynkowych inEwi, Kadromierza i RCPonline sprawdzonych w październiku 2026. Dla firmy 30 osób rynkowy abonament wynosi więc od 195 do około 600 zł netto miesięcznie. Do abonamentu dochodzą czytniki, jeśli ich potrzebujesz, moduły dodatkowe i czasem wdrożenie. System na własnym serwerze kosztuje więcej na starcie, za to jego abonament rośnie progami, nie z każdą zatrudnioną osobą. U nas Auresta RCP kosztuje 3 900-5 900 zł netto za wdrożenie i od 349 zł netto miesięcznie do 20 osób.

Liczymy, ile wydasz w ciągu roku i 3 lat, a nie tylko w pierwszym miesiącu, przy kilkunastu do kilkuset osób na zmianach. Sami sprzedajemy system RCP. Auresta RCP zbudowaliśmy w 3 tygodnie dla Dworu Kombornia Hotel & SPA i publikujemy jej cennik, więc pokazujemy ją obok cen rynkowych. Uprzedzamy wynik. Przy 30 osobach gotowy program w chmurze jest wyraźnie tańszy od naszego i piszemy wprost, kiedy po prostu warto go wziąć.

Modele cenowe systemów RCP

Abonament za pracownika

Ten model stosują wszystkie trzy polskie programy w chmurze, których cenniki sprawdziliśmy. Płacisz stałą kwotę za każdą osobę miesięcznie, zwykle taniej przy płatności rocznej. Program działa w chmurze dostawcy, a inEwi i Kadromierz dają 14 dni na test przed zakupem. Koszt rośnie liniowo z liczbą pracowników. Przy 15 osobach jest niski, przy 200 robi się z niego poważna pozycja w budżecie.

Abonament progowy

Płacisz za przedział, np. do 20, do 50 albo do 100 osób, a nie za każdą osobę. Tak liczymy Auresta RCP. Model jest wygodny przy rotacji i sezonowcach, bo dziesiąta osoba więcej w tym samym przedziale nic nie kosztuje. Minus jest jeden: przy liczbie osób tuż nad progiem płacisz za niewykorzystane miejsca.

Licencja jednorazowa

Klasyczne oprogramowanie kupowane raz, zwykle z płatną roczną opieką i aktualizacjami. Taki model spotkasz głównie przy programach instalowanych na komputerze w biurze. Cenę dostaje się zwykle z indywidualnej oferty, więc porównanie wymaga zapytania kilku dostawców.

Instalacja na własnym serwerze (on-premise)

Program działa na serwerze w Twojej firmie, a dane nie wychodzą poza nią. Płacisz za wdrożenie i za utrzymanie w abonamencie albo w umowie serwisowej. Ten model wybiera się dla kontroli nad danymi, pracy bez internetu i dopasowania do nietypowych reguł. Najtańszy nie jest.

Jest jeszcze system budowany od zera na zamówienie. Przy samej rejestracji czasu pracy rzadko ma sens, bo gotowe programy robią to dobrze i tanio. Zaczyna mieć sens, gdy RCP ma być częścią większego systemu firmy. Wtedy pierwszym krokiem jest plan wdrożenia, czyli rozpisany zakres, na podstawie którego dostajesz stałą cenę na piśmie.

System rejestracji czasu pracy: cena gotowych programów w 2026 roku

Poniżej ceny z publicznych cenników polskich programów, netto, stan na październik 2026. Sprawdź je u źródła przed decyzją, bo dostawcy zmieniają cenniki.

Wszystkie trzy to programy RCP w chmurze, a rozpiętość cen nie wynika tylko z marży. Tańsze plany mają zwykle mniej sposobów rejestracji, jeden harmonogram albo brak API. Droższe dokładają np. rozliczanie czasu pracy, dostęp do API albo stałego opiekuna po stronie dostawcy. Zanim porównasz ceny, wypisz, czego potrzebujesz. Na co patrzeć poza ceną, opisujemy w poradniku program do rejestracji czasu pracy dla małej firmy. Tutaj liczymy tylko koszt.

Naszą Auresta RCP liczymy inaczej, za całą firmę w progach zamiast za osobę. Program stoi na Twoim serwerze, nie w chmurze dostawcy.

Czytnik RCP i inny sprzęt, ile to kosztuje

Telefon pracownika z kodem QR

Najtańsza opcja, bo nie wymaga sprzętu po stronie firmy. Ma dwa minusy. Nie każdy pracownik zgodzi się instalować program na prywatnym telefonie. Sam telefon nie potwierdza też, że człowiek jest fizycznie w pracy, jeśli program nie sprawdza lokalizacji albo kodu z miejsca pracy. Za lokalizację część dostawców dolicza osobno, w cenniku rynkowym RCPonline (stan na październik 2026) to 1 albo 3 zł netto za osobę miesięcznie.

Czytnik kart, QR lub NFC przy wejściu

Daje pewność, że odbicie odbywa się na miejscu. Stawki z publicznego cennika RCPonline (stan na październik 2026) to wynajem czytnika QR za 80 zł netto miesięcznie, NFC za 90 zł netto i wodoodpornego IP68 za 110 zł netto, plus 199 zł netto jednorazowo za każde urządzenie. Policz to na 3 lata. Przy tych stawkach jeden czytnik QR to 80 zł razy 36 miesięcy plus 199 zł, czyli 3 079 zł netto. Przy dwóch wejściach do firmy kwota się podwaja.

Biometria

Czytniki linii papilarnych kuszą, bo nikt nie odbije się za kolegę. Problem jest prawny. Art. 22¹b Kodeksu pracy pozwala przetwarzać dane biometryczne pracownika na podstawie zgody tylko wtedy, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy pracownika. Bez zgody wolno to robić tylko przy kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji albo pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Rejestracja wejść do kuchni czy na halę do tego nie pasuje. Biometria przy samym RCP to więc ryzyko prawne, które niczego nie oszczędza. Nie jesteśmy kancelarią, więc jeśli Twój przypadek jest graniczny, skonsultuj go z prawnikiem.

Koszty ukryte, o które zapytaj przed podpisaniem

Cena za osobę to tylko część rachunku. Te pozycje sprawdź w cenniku i w umowie, zanim cokolwiek podpiszesz.

Ostatni punkt łatwo przeoczyć. Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, pracodawca przechowuje co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy (art. 94 pkt 9b KP, dla osób zatrudnionych od 2019 roku). Jeśli po dwóch latach zmienisz program, nadal musisz mieć dostęp do starych ewidencji. Eksport do PDF i Excela za każdy miesiąc to minimum.

Różnica między płatnością miesięczną a roczną też nie jest drobna. W cenniku rynkowym inEwi to 12,95 zł wobec 10,95 zł za osobę, czyli przy 30 osobach 60 zł netto miesięcznie. RCPonline podaje oszczędność do 30 procent przy płatności rocznej.

Ile kosztuje RCP dla firmy 30 osób, przykład na 12 i 36 miesięcy

To przykład, nie oferta. Firma ma 30 pracowników na zmianach i jedno wejście. Bierzemy ceny netto z publicznych cenników, stan na październik 2026, bez VAT, bez czasu pracy Twoich kadr i bez sprzętu innego niż wskazany. Abonamenty w chmurze liczymy przy płatności rocznej.

Dla porównania, Kadromierz w planie Planuję i rozliczam kosztuje przy 30 osobach 479,70 zł netto miesięcznie według cennika rynkowego, a przy płatności rocznej dostawca daje 2 miesiące gratis.

Wariant C to nasza Auresta RCP na Twoim serwerze. U nas Auresta RCP dla 30 osób to próg do 50 pracowników, czyli 549 zł netto miesięcznie, plus jednorazowe wdrożenie 3 900-5 900 zł netto. Rachunek na 12 i 36 miesięcy zrobisz sam w minutę, to wdrożenie plus 12 albo 36 abonamentów. Czytników nie doliczasz, bo pracownik loguje się kodem QR albo PIN-em na terminalu. Doliczasz za to serwer, jeśli go nie masz, a jeśli przy wejściu potrzebny będzie tablet na terminal, to też koszt sprzętu.

Wniosek dla 30 osób jest prosty. Jeśli liczy się tylko cena, wybierz wariant A albo B. Auresta RCP jest w tej skali w pierwszym roku 2,7-3,6 raza droższa, a w ciągu 3 lat 2-2,5 raza droższa. Nie będziemy udawać, że jest inaczej.

Rachunek zmienia się z liczbą osób. Przy 100 pracownikach inEwi kosztuje według cennika rynkowego 1 095 zł netto miesięcznie. U nas Auresta RCP w progu do 100 osób to 849 zł netto miesięcznie. Ta różnica w abonamencie spłaca wdrożenie po około 16-24 miesiącach. RCPonline STANDARD przy 100 osobach to według cennika rynkowego 650 zł netto miesięcznie, więc dalej jest tańszy od nas. Z tym najtańszym ze sprawdzonych abonamentów wyrównujemy się miesięcznie dopiero przy około 180 osobach, i to bez liczenia wdrożenia.

Kiedy RCP w chmurze, a kiedy na własnym serwerze

Wybierz abonament w chmurze, gdy masz do kilkudziesięciu osób, nie masz serwera ani nikogo od IT, a Twoje zasady rozliczania są standardowe. Zaczniesz szybko, a jeśli program nie pasuje, rezygnujesz po darmowym teście dostawcy.

Instalacja na własnym serwerze ma sens w kilku sytuacjach.

• Dane pracowników mają zostać w firmie, bo tak wynika z Twojej polityki, wymagań klientów albo zwykłej ostrożności.
• Masz już serwer i kogoś, kto o niego dba.
• Masz kilka działów z innymi zmianami i chcesz, żeby nadgodziny i godziny nocne liczyły się bez ręcznych poprawek.
• Program ma działać, gdy internet w obiekcie pada.
• Zatrudniasz ponad 100 osób, a porównujesz z planem za kilkanaście złotych za osobę. Wtedy abonament progowy zaczyna wygrywać także ceną.

Dla kogo jest Auresta RCP i jak działa w Dworze Kombornia

Auresta RCP jest dla firm, które mają kilkanaście i więcej osób na zmianach, chcą trzymać dane kadrowe u siebie i mają dość poprawiania nadgodzin w arkuszu. Powstała dla hotelu, ale pasuje do każdej firmy, która pilnuje obecności i spóźnień. Jej cennik jest publiczny i stoi wyżej, przy cenach gotowych programów. Aktualizacje i wsparcie są w cenie abonamentu, a na abonament jest 60 dni gwarancji. Dokładną kwotę wdrożenia w widełkach ustalamy po demie, zależnie od zakresu.

W cenie wdrożenia jest pakiet RODO, czyli eksport danych pracownika, obsługa prawa do usunięcia, wersjonowane klauzule, umowa powierzenia i polityka retencji. System działa na serwerze klienta, więc dane zostają u niego.

Auresta RCP działa w Dworze Kombornia Hotel & SPA. Wcześniej były tam papierowe listy obecności i ręczne przepisywanie do Excela. System zbudowaliśmy w 3 tygodnie i obejmuje kilkadziesiąt osób z recepcji, kuchni, SPA i housekeepingu. Logowanie idzie jednorazowym, krótko żyjącym kodem QR albo PIN-em, z blokadą do 24 godzin po nieudanych próbach. Terminal przyjmuje odbicia także bez internetu i wysyła je, gdy sieć wróci. Nadgodziny 50 i 100 procent i godziny nocne liczą się automatycznie, z polskimi świętami. Jest tygodniowy grafik zmian, 16 typów nieobecności z Kodeksu pracy, panel kadrowy z sumami godzin i zdalne raporty dla księgowości. Papierowych list hotel już nie prowadzi. Podpisany list referencyjny z Dworu Kombornia znajdziesz w opiniach klientów.

Jak działa sam system i od czego zacząć wdrożenie, opisujemy na stronie o systemie rejestracji czasu pracy.

Kiedy nie przepłacać

• Masz kilka osób na jednej zmianie. Wystarczy najtańszy plan w chmurze albo nawet porządna karta ewidencji, bo przepisy nie wymagają programu.
• Nie masz serwera ani nikogo od IT. Bierz chmurę, nie on-premise.
• Potrzebujesz tylko listy obecności, bez grafiku i nieobecności. Nie płać za plan premium.
• Twoi ludzie pracują w terenie. Szukaj programu z rejestracją w telefonie i lokalizacją, czytnik przy drzwiach nic tu nie da.

Nie dzwoń do nas, jeśli masz 15 osób i jedną zmianę. Gotowy abonament zrobi to taniej. Dzwoń, gdy zmian, działów i wyjątków jest tyle, że kadry poprawiają wyniki ręcznie, albo gdy dane mają zostać u Ciebie. Jeśli pracujesz w systemie przerywanym, sprawdź też, czy program go obsługuje. Zasady i pułapki opisujemy w tekście o systemie przerywanego czasu pracy. Nieobecności i urlopy to osobny temat, opisany w artykule o programie do zarządzania urlopami.