Biała lista VAT w n8n: sprawdzanie kontrahentów z arkusza przed przelewem

Biała lista VAT w n8n: sprawdzanie kontrahentów z arkusza przed przelewem#

Każdy, kto płaci faktury powyżej 15 tysięcy złotych, powinien przed przelewem sprawdzić, czy rachunek kontrahenta jest w wykazie podatników VAT, czyli na tak zwanej białej liście. W małych firmach wygląda to zwykle tak samo: arkusz z kontrahentami i ktoś, kto wkleja NIP-y jeden po drugim do wyszukiwarki Ministerstwa Finansów.

Ten workflow n8n robi tę pracę za człowieka. Czyta arkusz, odsiewa błędne NIP-y, pyta oficjalne API i zwraca jeden z czterech werdyktów dla każdego wiersza.

Najpierw suma kontrolna, potem API#

NIP ma cyfrę kontrolną. Literówka w arkuszu da się wykryć bez pytania kogokolwiek, więc pierwszy krok to normalizacja (usuwamy myślniki i spacje) i sprawdzenie wag.

function checksumOk(nip) {
  if (!/^\d{10}$/.test(nip)) return false;
  const w = [6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7];
  const sum = w.reduce((acc, weight, i) => acc + weight * Number(nip[i]), 0);
  return sum % 11 === Number(nip[9]);
}

NIP, który nie przechodzi tej kontroli, dostaje werdykt INVALID_NIP niezależnie od tego, co odpowie API.

Cztery werdykty zamiast surowej odpowiedzi#

API zwraca obiekt result.subject z polem statusVat. Czynny podatnik ma tam wartość „Czynny”. Workflow sprowadza to do czterech stanów, które da się przeczytać bez znajomości API:

Jeśli w arkuszu jest kolumna z numerem rachunku, workflow porównuje go z listą accountNumbers z wykazu (po usunięciu spacji). Pole account_on_white_list przyjmuje wtedy wartość prawda albo fałsz. Gdy kolumny nie ma, zostaje puste, bo brak danych to nie to samo co negatywny wynik.

Na początku wyniku pojawia się podsumowanie w rodzaju „3 z 40 kontrahentów wymaga uwagi przed płatnością”. To jest jedyna liczba, którą ktoś przegląda codziennie rano.

Limit API#

Przy dłuższej liście trzeba przejść na zapytania zbiorcze (do 30 NIP-ów naraz) albo dzielić arkusz na dni.

Konfiguracja#

Harmonogram to dni robocze o 7, przed tym, jak ktoś zacznie robić przelewy.

Ograniczenia#

Wynik zostaje w wykonaniu n8n. Szablon nie zapisuje werdyktów do arkusza ani nie wysyła alertu, więc przy uruchamianiu z harmonogramu trzeba dopiąć jeden z tych kroków. Bez tego poranny przebieg nikogo nie informuje.

NIP odrzucony przez sumę kontrolną i tak trafia do node'a HTTP, który kończy się błędem i jest pomijany. Przy limicie 100 zapytań dziennie lepiej odfiltrować takie wiersze przed zapytaniem.

Odpowiedź API zawiera identyfikator zapytania, który może służyć jako dowód, że rachunek był sprawdzony. Szablon go nie zapisuje.

Sprawdzenie dotyczy dnia uruchomienia, a nie dnia przelewu. Jeśli płatność idzie kilka dni później, warto sprawdzić jeszcze raz.

Kiedy to nie ma sensu#

Przy kilku stałych kontrahentach ręczne sprawdzenie zajmuje minutę. Część banków sprawdza też rachunek w wykazie przy zlecaniu przelewu. Workflow ma sens, gdy kontrahentów są dziesiątki, a lista płatności powstaje w arkuszu, zanim trafi do banku. Jeśli to samo powinno dziać się w systemie księgowym albo w panelu dla zespołu, to już zadanie dla automatyzacji procesów w konkretnej firmie, a do danych rejestrowych przyda się też wzbogacanie firm po NIP z KRS.