Co zawiera analiza przedwdrożeniowa i jak ją sprawdzić

Dobra analiza przedwdrożeniowa zawiera cele z miernikami, mapę obecnych i docelowych procesów, sprawdzalne wymagania, integracje, plan przeniesienia danych, ryzyka, podział na etapy, harmonogram i budżet powiązany z zakresem. To etap przed budową lub wdrożeniem systemu, w którym wykonawca razem z firmą spisuje, jak praca wygląda dziś i jak ma wyglądać po wdrożeniu. Bez takiego dokumentu wycena większego projektu to wróżenie z fusów. W małej firmie analiza trwa kilka dni, przy dużym ERP tygodnie lub miesiące i potrafi pochłonąć do 20 procent budżetu projektu.

Propozycja płatnej analizy przed wdrożeniem budzi zwykle jedno pytanie: za co płacę, skoro programu jeszcze nie ma. W SEVENEDGE robimy taką analizę przed większymi projektami jako plan wdrożenia, a na co dzień budujemy systemy dla produkcji i hoteli, takie jak Relay czy Auresta RCP. Piszemy więc z perspektywy wykonawcy, który z takiego dokumentu potem sam koduje i wie, które jego części są warte pieniędzy, a które są watą.

Po co analiza przed wdrożeniem i za co w niej płacisz

Analiza przedwdrożeniowa odpowiada na trzy pytania. Jak firma pracuje dziś, jak ma pracować po wdrożeniu i co dokładnie trzeba zbudować lub skonfigurować, żeby tam dojść. W branży ten etap nazywa się też analizą wymagań, analizą biznesową albo z angielska discovery. Specyfikacja wymagań to z kolei jeden z wyników analizy, czyli lista tego, co system ma robić, zapisana tak, żeby dało się to sprawdzić przy odbiorze.

Płacisz za coś, co nie jest jeszcze programem, i ma to sens z czterech powodów. Wycena opiera się na faktach, bo wykonawca bez analizy dolicza zapas na niewiadome albo zaniża cenę i odbija to sobie na zmianach. Znika spór o zakres, który wraca zawsze, gdy w umowie stoi samo „system do obsługi zleceń”, a każda strona rozumie to inaczej. Z jednym dokumentem możesz zapytać kilku wykonawców o cenę tego samego zakresu. Instytucja dotacyjna albo bank zwykle pytają o zakres, harmonogram i kosztorys inwestycji, a te elementy są w dokumencie gotowe.

Bez dobrze opisanego zakresu nie ma też uczciwej stałej ceny. Szerzej piszemy o tym w tekście stała cena czy godziny.

Co zawiera analiza przedwdrożeniowa

Dobry dokument z analizy ma jedenaście części. Nie każda musi zajmować wiele stron, ale żadnej nie powinno brakować.

1. Cele i mierniki. Co ma się zmienić i jak to zmierzysz, na przykład zero papierowych list albo import zleceń w sekundy zamiast ręcznego przepisywania.
2. Mapa procesów AS-IS. Jak praca wygląda dziś, krok po kroku, z rolami i miejscami, w których dane są wpisywane dwa razy.
3. Procesy TO-BE. Jak ta sama praca ma wyglądać w nowym systemie.
4. Wymagania funkcjonalne. Co system ma robić, dla której roli i w jakiej kolejności.
5. Wymagania niefunkcjonalne. Wydajność, dostępność, bezpieczeństwo, RODO, urządzenia (tablet na hali, telefon w terenie), praca offline.
6. Integracje. Z jakimi programami system wymienia dane, w którą stronę, jak często i jakim sposobem (API, plik).
7. Dane i migracja. Co przenosimy ze starego programu i Excela, kto czyści dane i kiedy.
8. Ryzyka. Co może pójść źle i jak to ograniczyć.
9. Zakres etapów. Co wchodzi do pierwszej wersji, a co do kolejnych.
10. Harmonogram. Daty etapów i pierwszej działającej wersji.
11. Budżet. Kwota za każdy etap i koszty po starcie.

Międzynarodowym punktem odniesienia dla opisu wymagań jest norma ISO/IEC/IEEE 29148 o inżynierii wymagań. Mała firma nie potrzebuje dokumentu na 80 stron zgodnego z normą, ale jedna zasada z niej przydaje się zawsze. Każde wymaganie musi dać się sprawdzić.

Przykład wymagań z analizy przedwdrożeniowej

Tak wygląda poglądowy fragment specyfikacji dla firmy produkcyjnej, która przechodzi z papieru i Excela na system zleceń.

Porównaj to z wymaganiem „system ma być intuicyjny i szybki”. Nie da się go ani wycenić, ani odebrać.

Jak przebiega analiza przedwdrożeniowa

Jedno spotkanie z prezesem to za mało. Rzetelna analiza zaczyna się od wywiadów z osobami, które wykonują pracę. Kierownik opowie, jak powinno być, a pracownik hali, recepcjonistka czy księgowa powiedzą, jak jest naprawdę. Potem przychodzi warsztat z decydentem, na którym ustala się cele, priorytety i to, czego w pierwszej wersji nie robimy.

Dalej idą cztery kroki, które łatwo pominąć, a które najbardziej zmieniają wycenę.

• Przegląd dokumentów, czyli arkuszy, formularzy, wydruków i eksportów z obecnych programów. Prawdziwe pliki pokazują wyjątki, o których nikt nie wspomniał na spotkaniu.
• Przegląd systemów: wersje programów, dostęp do API, licencje, sposób wymiany danych.
• Szkice ekranów, odręczne albo proste makiety, na których klient od razu widzi, czy dobrze go zrozumieliśmy.
• Przegląd gotowego dokumentu z klientem, punkt po punkcie, zanim ktokolwiek podpisze umowę na wdrożenie.

Ile trwa i ile kosztuje analiza przedwdrożeniowa

Nie ma jednej stawki, bo analiza rośnie razem z projektem. Adwokat Małgorzata Dąbrowska pisze w Rzeczpospolitej, że koszt analizy wymagań to od kilku do nawet 20 procent budżetu projektu, a jej przeprowadzenie może trwać kilka lub kilkanaście miesięcy. To realia dużych wdrożeń. W małych i średnich firmach skala jest inna.

Na koszt wpływa też to, ile przygotowania wykonawca dostaje od firmy. Gdy procesy są spisane, a pliki z danymi czekają w jednym folderze, analiza idzie szybciej i taniej.

Analiza przedwdrożeniowa ERP

Przy ERP sytuacja jest inna niż przy programie pisanym od zera na zamówienie. System już istnieje, więc analiza sprawdza głównie, na ile pasuje do procesów firmy, co da się skonfigurować, co trzeba dopisać, a gdzie to firma powinna zmienić swój sposób pracy. Dochodzi migracja kartotek, sald i stanów magazynowych. Często analizę robi partner wdrożeniowy konkretnego producenta, więc dokument bywa napisany pod jego system. Jeśli chcesz porównać kilka ERP, zamów analizę jako osobną usługę, niezależną od umowy wdrożeniowej. To samo zaleca autorka cytowanego tekstu w Rzeczpospolitej.

Analiza przedwdrożeniowa a darmowa wycena

Darmowa wycena wystarcza przy prostym, jasnym temacie. Przy systemie dla kilku działów to raczej sprawdzenie, czy w ogóle warto rozmawiać. U nas po bezpłatnej rozmowie dostajesz stałą cenę na piśmie, jeśli zakres jest jasny. Gdy nie jest, proponujemy plan wdrożenia zamiast zgadywania.

Kto powinien uczestniczyć w analizie po stronie firmy

• Osoba decyzyjna. Właściciel albo członek zarządu, który rozstrzyga spory o zakres i zatwierdza budżet.
• Właściciel procesu. Kierownik produkcji, recepcji czy biura, który zna przebieg pracy i wyjątki.
• Użytkownicy końcowi. Dwóch albo trzech pracowników, którzy będą codziennie pracować w systemie.
• Księgowość lub kadry. Gdy system ma przekazywać dane do faktur, płac czy raportów.
• Osoba od obecnych systemów. Administrator albo dostawca programu, z którym trzeba się połączyć.

Bez osoby decyzyjnej analiza zamienia się w zbieranie życzeń. U nas cały plan wdrożenia wymaga około 3 godzin czasu klienta, więc to nie jest tydzień wyjęty z firmy.

Jak sprawdzić analizę przedwdrożeniową, checklista

Ostatni wiersz ma znaczenie prawne. Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych obejmuje tylko pola eksploatacji wyraźnie w niej wymienione. Jeśli chcesz pokazać dokument innemu wykonawcy albo dołączyć go do wniosku, upewnij się, że umowa na to pozwala. Nie jesteśmy kancelarią, więc w sprawach granicznych skonsultuj umowę z prawnikiem.

Analiza w pięć dni, przykład z naszej praktyki

W małej i średniej firmie analiza nie musi trwać miesiącami. Plan wdrożenia trwa u nas 5 dni roboczych i kosztuje 3 000 zł netto, a kwota wraca w całości w rozliczeniu, gdy ruszamy z projektem. Tak wyglądają te dni.

Dokument jest Twój i możesz z nim pójść do kogoś innego. Zawiera też kolejność etapów, więc wiesz, co uruchomić najpierw. Jak wygląda współpraca po takiej analizie, opisaliśmy na stronie jak pracujemy.

Ten sam dokument przydaje się przy finansowaniu. Opis zakresu, harmonogram i kosztorys to elementy, o które pyta się przy wnioskach, a o tym, jak przygotować projekt pod dotacje na oprogramowanie, piszemy osobno. Wniosków nie piszemy i dotacji nie rozliczamy, to robią firmy doradcze.

Kiedy można pominąć analizę przedwdrożeniową

Analiza nie zawsze jest potrzebna. Nie zamawiaj jej, ani u nas, ani u innego wykonawcy, w tych sytuacjach.

• Masz już aktualną analizę, zrobioną niedawno.
• Chcesz dodać jedną małą funkcję do działającego programu.
• Proces jest trywialny, na przykład jeden formularz, który wypełnia dwóch pracowników.
• Nie ma u Ciebie osoby, która podejmie decyzje.
• Pomysł jest jeszcze nieokreślony.
• Budżet jest wyraźnie za mały na projekt, o którym myślisz.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, wypełnij bezpłatny audyt procesu. To 6 pytań i około 4 minut klikania, a na końcu dostajesz szacunkowy koszt ręcznej pracy i jedną rekomendację. Gdy wahasz się, czy budować od razu całość, przeczytaj, kiedy MVP, a kiedy od razu pełny program.

Jeśli planujesz system z kilkoma działami, integracjami i migracją danych, nie zaczynaj budowy bez analizy. Pozostałe przypadki często da się rozstrzygnąć jedną rozmową.