Dotacja na oprogramowanie dla małej firmy: jak to działa i jak wybrać wykonawcę

Krótka odpowiedź

Dotacja na oprogramowanie działa inaczej niż zakup za własne pieniądze: nie wybierasz wykonawcy po znajomości ani po pierwszej sensownej rozmowie. Najpierw opisujesz, co ma powstać, potem ogłaszasz zapytanie ofertowe, zbierasz oferty, wybierasz według kryteriów podanych z góry i całą procedurę dokumentujesz, bo instytucja sprawdzi ją przy rozliczeniu. Pieniądze zwykle wracają do Ciebie po fakcie, na podstawie faktur i protokołów odbioru, więc na jakiś czas i tak finansujesz projekt z własnego konta.

I jeszcze jedno, bo to najczęstsze rozczarowanie: cała gra rozgrywa się w jednym dokumencie, w opisie przedmiotu zamówienia. Jaki opis napiszesz, taki program dostaniesz. Firmy, które źle wychodzą na dofinansowaniu, prawie nigdy nie przegrywają na formalnościach. Przegrywają na tym, że opisały zamówienie tak ogólnie, że wygrała najtańsza oferta, a potem okazało się, że tańsza oferta oznaczała mniej pracy, nie lepszą cenę.

Nazwy naborów, kwoty i terminy zmieniają się kilka razy w roku, więc nie ma sensu ich tu wypisywać. Ten wpis jest o mechanizmie, który zostaje ten sam: jak przejść drogę od wniosku do rozliczenia i nie zostać z programem, którego nikt w firmie nie chce używać.

Ścieżka: wniosek, decyzja, wybór wykonawcy, wdrożenie, rozliczenie

Wniosek. Musisz w nim opisać, co powstanie, po co, w jakim czasie i za ile. Nie da się napisać „program do zarządzania firmą" i dopisać kwoty. Instytucja chce widzieć zakres, harmonogram i budżet, który wygląda na policzony, a nie zgadnięty. To znaczy, że pracę projektową robisz przed złożeniem wniosku, nie po decyzji.

Decyzja. Od złożenia do decyzji mijają zwykle miesiące. W tym czasie firma żyje dalej: przychodzą nowe zlecenia, ktoś odchodzi, ktoś dokłada nowy arkusz do i tak niezłego bałaganu. Dlatego zakres warto opisać tak, żeby po pół roku wciąż był aktualny, czyli wokół procesów, a nie wokół chwilowych pomysłów.

Wybór wykonawcy w otwartej procedurze. Publikujesz zapytanie ofertowe tam, gdzie wymaga instytucja, dajesz wszystkim ten sam termin i te same informacje, zbierasz oferty i wybierasz według kryteriów ogłoszonych przed zebraniem ofert. Nie możesz zmienić kryteriów po zobaczeniu ofert i nie możesz dopisać wymagania, które akurat spełnia jedna firma.

Wdrożenie. Tu wygrywa albo przegrywa cały projekt. Dobre wdrożenie z dofinansowania jest podzielone na etapy z osobnym odbiorem każdego, bo dzięki temu masz protokoły do rozliczenia i widzisz działającą wersję w trakcie, a nie dopiero na końcu.

Rozliczenie. Wniosek o płatność to faktury, protokoły odbioru i dowody zapłaty. Jeśli faktura mówi „usługi informatyczne", a wniosek mówi o pięciu konkretnych modułach, ktoś będzie musiał to sklejać w tabelce. Umów się z wykonawcą na początku, że faktury i protokoły będą opisane słowami z Twojego wniosku. To pięć minut jego pracy i dwa tygodnie mniej Twoich pytań i wyjaśnień.

Opis przedmiotu zamówienia: dokument, na którym wszystko stoi

Opis przedmiotu zamówienia ma dwie sprzeczne prace do wykonania. Musi być na tyle konkretny, żeby dwie oferty dało się porównać, i na tyle otwarty, żeby nie wykluczał nikogo poza jednym wykonawcą. Jeśli przesadzisz w jedną stronę, dostaniesz oferty nieporównywalne. Jeśli w drugą, dostaniesz pytania przy rozliczeniu.

Żeby oferty dały się porównać, opis potrzebuje:

• Kto korzysta i w jakich rolach. Biuro, hala, kierownik, właściciel, klient z zewnątrz. Program dla trzech ról to inna praca niż program dla jednej, a z samego zdania „system dla firmy" nikt tego nie odczyta.
• Co wchodzi i co wychodzi. Skąd biorą się dane: z maila, PDF-a, arkusza, wagi, terminala. Co program ma wypluć: dokument, raport, plik do księgowości, powiadomienie.
• Lista funkcji, każda opisana jednym zdaniem. Nie „moduł produkcji", a „biuro wprowadza zlecenie wielopozycyjne, hala widzi je na tablecie w kolejności priorytetów".
• Wymagania techniczne opisane efektem, nie nazwą narzędzia. Zamiast nazwy konkretnej bazy danych czy frameworka napisz, że program ma działać w przeglądarce, na Twoim serwerze, z kopią zapasową raz na dobę i eksportem danych do pliku. Nazwy własne są dokładnie tym, co instytucja podważa najczęściej.
• Harmonogram z etapami i sposobem odbioru. Co jest gotowe po pierwszym etapie, jak sprawdzisz, że jest gotowe, kto podpisuje protokół.
• Zapis o kodzie i danych. Że kod i dane są Twoje, na Twoim repozytorium i serwerze, od pierwszego dnia, a nie po zapłaceniu ostatniej faktury.
• Opieka po uruchomieniu. Ile miesięcy poprawek jest w cenie, co jest usterką w gwarancji, a co nowym zakresem, i ile kosztuje miesiąc opieki po tym okresie.

Teraz o tym, dlaczego opis napisany zbyt ogólnie kończy się najtańszą ofertą, która potem nie dowozi. Gdy w zapytaniu jest jedno zdanie („program do obsługi zamówień"), każdy wykonawca wycenia własne wyobrażenie tego zdania. Firma, która wyobrazi sobie najmniej, poda najniższą cenę i formalnie wygra. Nikogo nie oszukała, bo nie było czego złamać. Dopiero na wdrożeniu wychodzi, że w tej cenie nie było importu z Excela, ról dla hali, szkolenia ani poprawek po uruchomieniu. Dopłacasz z własnej kieszeni, bo w budżecie dotacji tych pozycji nie ma, albo odbierasz program, którego zespół nie używa. Jedno i drugie widzieliśmy.

Kryteria oceny to druga połowa tej samej sprawy. Jeśli jedynym kryterium jest cena, procedura sama wybierze najniższą wycenę i nic z tym nie zrobisz. Dołóż więc do kryteriów rzeczy, które da się sprawdzić na papierze: termin uruchomienia pierwszego etapu, liczbę miesięcy opieki w cenie, koszt miesiąca utrzymania po wdrożeniu, doświadczenie w Twojej branży potwierdzone realizacjami. Wtedy wybór droższej oferty jest decyzją, którą umiesz uzasadnić.

Czego wymagać od wykonawcy

Cztery rzeczy. Wszystkie sprawdzasz przed podpisaniem umowy, nie w trakcie.

Stała cena na piśmie. Jedna kwota za opisany zakres, a nie stawka godzinowa z widełkami „od–do". Przy dofinansowaniu to nie kwestia wygody, a warunek rozliczenia: budżet we wniosku jest zamknięty, więc rozliczenie godzinowe przenosi całe ryzyko przekroczenia na Ciebie. Nowy zakres w trakcie to osobna wycena i Twoja świadoma decyzja, nie ciche doliczenie do faktury.

Praca etapami z odbiorem każdego. Krótkie etapy, płatność w ratach za etapy, działająca wersja do zobaczenia co tydzień. Zaleta jest podwójna: masz protokoły do wniosku o płatność i widzisz, czy program idzie w dobrą stronę, kiedy jeszcze można to zmienić. Wykonawca, który mówi „pokażemy na końcu", jest ryzykiem, na które nie stać firmy rozliczającej dotację.

Kod i dane własnością zamawiającego. Wpisane w umowę, nie obiecane na rozmowie. Kod na Twoim repozytorium, dane na Twoim serwerze albo w Twoim koncie chmurowym, eksport wszystkiego do pliku w każdej chwili. Instytucja może o to zapytać, ale ważniejsze jest inne: to jedyna rzecz, która sprawia, że nie jesteś skazany na jednego dostawcę na następne pięć lat.

Utrzymanie po wdrożeniu. Program nie kończy się na odbiorze. Zmienią się przepisy, dojdzie nowy typ zlecenia, ktoś poprosi o inny raport. Zapytaj, ile kosztuje miesiąc opieki i co się w nim mieści, jeszcze na etapie zapytania ofertowego. Jeśli warunki naboru pozwalają wliczyć kilka miesięcy utrzymania w projekt, skorzystaj, bo to najczęściej niewykorzystana część budżetu.

Dla porządku: rynkowe widełki, żeby budżet we wniosku nie był z księżyca. Jedna automatyzacja powtarzalnej roboty biurowej to zwykle kilka tysięcy złotych netto. Pierwszy działający moduł programu przygotowanego pod firmę to 8 000–15 000 zł. System do zarządzania produkcją w pełnym zakresie, z rolami dla biura i hali, raportami i importem danych, to 35 000–60 000 zł. Opieka po uruchomieniu startuje od 2 500 zł miesięcznie. Jeśli zakres pokrywa się z gotowym produktem, na przykład z Relay, wdrożenie i abonament są tańsze i łatwiejsze do wpisania w budżet, bo cennik jest jawny od początku.

Kiedy dotacja się nie opłaca

Powiemy to wprost, bo mało kto mówi.

Przy bardzo małym zakresie koszt przygotowania dokumentacji potrafi zjeść całą korzyść. Policz uczciwie, co wchodzi w koszt: honorarium doradcy, Twoje godziny na zbieranie danych i podpisy, przygotowanie zapytania ofertowego i oceny ofert, potem sprawozdania i wniosek o płatność. Do tego dochodzi rzecz, której nie widać w tabelce: kilka miesięcy oczekiwania, w których ręczna robota kosztuje Cię dalej. Jeśli program, którego potrzebujesz, to jedna automatyzacja albo prosty rejestr, wychodzisz lepiej, robiąc to od razu za własne pieniądze.

Drugi przypadek: gdy zakres dopasowujesz do naboru, a nie do firmy. Widać to po zdaniu „a może dołóżmy jeszcze to, bo się kwalifikuje". Dołożone moduły nikomu nie są potrzebne, ale trzeba je odebrać, opłacić i utrzymywać. Dofinansowanie do czegoś, czego nie użyjesz, wciąż jest wydatkiem.

Trzeci: gdy proces w firmie jest chaotyczny, a program ma go naprawić. Nie naprawi. Program odwzorowuje to, jak pracujecie. Chaos też odwzoruje, tylko szybciej i w kilku miejscach naraz.

I ostatni: gdy nie masz pieniędzy na wkład własny i na sfinansowanie projektu do momentu refundacji. Dofinansowanie obniża koszt, ale rzadko odracza płatności.

Natomiast jeśli zakres jest realny, proces opisany, a dofinansowanie zdejmuje z Ciebie część kosztu programu, który zrobiłbyś i tak, to dokładnie ten moment, na który te pieniądze są.

Plan wdrożenia jako dokument, który wchodzi do wniosku

Wszystko powyżej sprowadza się do jednego: przed wnioskiem musisz mieć rozpisany zakres, harmonogram i cenę. Nie po decyzji, nie po zapytaniu ofertowym. Przed.

Dlatego robimy plan wdrożenia jako osobny, płatny etap: pięć dni pracy i jeden dokument, w którym jest rozpisany zakres, harmonogram podzielony na etapy, stała cena na piśmie i szkice najważniejszych ekranów. Kosztuje 3 000 zł netto i wraca w całości, kiedy ruszamy z projektem. Ten dokument robi trzy rzeczy naraz: opisuje zadanie w Twoim wniosku, jest podstawą do napisania opisu przedmiotu zamówienia i zostaje Twój, także wtedy, gdy wdrożenie zrobi ktoś inny albo gdy dofinansowania nie dostaniesz.

Nie piszemy wniosków i nie rozliczamy dotacji, bo to robota dla doradcy. Robimy część techniczną: opis tego, co ma powstać, i sam program. Więcej o tym, jak wygląda taka współpraca, jest na stronie o wdrożeniach z dofinansowania, a jeśli chcesz sprawdzić, czy Twój pomysł da się w ogóle porządnie opisać, umów bezpłatną rozmowę. Godzina rozmowy przed wnioskiem oszczędza pół roku tłumaczenia się przy rozliczeniu.

Adrian Hunia — współzałożyciel SEVENEDGE. Buduje programy dla małych firm produkcyjnych i usługowych na Podkarpaciu, w tym Relay, system zarządzania zleceniami produkcyjnymi.