Co powinna zawierać oferta handlowa. Wzór PDF i checklista

Co powinna zawierać oferta handlowa? Dane obu stron, zakres produktów lub prac punkt po punkcie, cenę netto, stawkę VAT i cenę brutto z walutą, termin realizacji, warunki płatności, datę ważności oferty, listę tego, czego oferta nie obejmuje, i jeden konkretny następny krok. Jeśli określa istotne postanowienia umowy, jest ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego i wiąże Cię do upływu terminu ważności. Niżej znajdziesz też wzór oferty handlowej do skopiowania i zapisania jako PDF.

Klient, który po przeczytaniu oferty musi dopytać o termin, płatność albo to, co jest w cenie, zwykle odkłada decyzję, a oferta stygnie w jego skrzynce. W SEVENEDGE każdą ofertę dla klienta piszemy jako jedną stałą cenę na piśmie z zakresem punkt po punkcie i płatnością w ratach za etapy, a klientom budujemy automatyczne wystawianie ofert z cenników i formularzy.

Co to jest oferta handlowa w sensie biznesowym i prawnym

W biznesie oferta handlowa to dokument, w którym proponujesz konkretnemu klientowi, co dostanie, za ile, kiedy i na jakich warunkach. Kodeks cywilny nie używa pojęcia „oferta handlowa”, mówi po prostu o ofercie.

Według art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy jest ofertą, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy. Z kolei art. 71 mówi, że ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób są w razie wątpliwości zaproszeniem do zawarcia umowy, a nie ofertą.

Praktyczny skutek jest prosty. Jeśli wysyłasz klientowi dokument z konkretnym zakresem, ceną i terminem, a on odpisze, że przyjmuje, umowa zostaje zawarta. W razie wątpliwości dzieje się to w chwili, gdy otrzymasz oświadczenie o przyjęciu (art. 70 § 1). Prezentacja firmy z cennikiem „od” takiej mocy zwykle nie ma.

Termin związania ofertą

Jeśli nie wpiszesz terminu ważności, decyduje art. 66 § 2. Oferta złożona w rozmowie, osobiście albo przez telefon, przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie. Oferta wysłana mailem lub listem przestaje wiązać z upływem czasu, w którym w zwykłym toku czynności mógłbyś otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia. To nieostre pojęcie, więc zawsze wpisuj konkretną datę, na przykład „oferta ważna do 31.10.2026”.

Oferty między firmami

W relacjach B2B dwa przepisy potrafią zaskoczyć. Według art. 68¹ odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień, które nie zmieniają istotnie jej treści, poczytuje się za jej przyjęcie. Przepis ma wyjątki, na przykład gdy w ofercie wykluczyłeś zmiany albo niezwłocznie sprzeciwisz się zastrzeżeniom. Według art. 68², jeśli przedsiębiorca dostał ofertę w ramach swojej działalności od kogoś, z kim pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty. Milczenie stałego kontrahenta może więc oznaczać zgodę.

Nie jesteśmy kancelarią. Przy dużych kontraktach, karach umownych albo nietypowych warunkach skonsultuj ofertę z prawnikiem.

Oferta, cennik czy wycena, czym się różnią

Co powinna zawierać oferta handlowa, czyli checklista elementów

Tę listę przyłóż do każdej oferty przed wysłaniem.

W ofercie B2B podaj cenę netto, stawkę VAT i brutto. Klient firmowy porównuje netto, ale księgowa i tak zapyta o brutto, więc oszczędzisz jedną wymianę maili.

Najczęstsze błędy w ofertach handlowych

• Zaczynanie od siebie. Klient czyta pierwszą stronę, żeby sprawdzić, czy zrozumiałeś jego problem. Historia firmy może być na końcu.
• Zakres opisany jednym zdaniem. Im ogólniejszy zakres, tym więcej sporów przy odbiorze.
• Brak listy wyłączeń. Jedno zdanie „oferta nie obejmuje…” oszczędza godziny dyskusji.
• Trzy warianty bez rekomendacji. Jeśli dajesz warianty, napisz, który polecasz i dlaczego.
• Cena „od”. Z ceną „od” klient nie wie, ile zapłaci, i nie ma czego zaakceptować.
• Brak daty ważności. Wracasz do klienta po pół roku, a ceny materiałów są już inne.
• Brak następnego kroku. Oferta kończy się formułką grzecznościową i klient nie wie, co zrobić.
• Brak przypomnienia. Oferta wysłana i zapomniana. Krótki mail po kilku dniach to standard, nie natręctwo.

Wzór oferty handlowej do skopiowania

Poniższy wzór skopiuj do Worda albo Google Docs, uzupełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń to, co Cię nie dotyczy. W Wordzie zapiszesz go jako PDF przez Plik, Zapisz jako i wybór formatu PDF, a w Google Docs przez Plik, Pobierz i Dokument PDF.

Nagłówek

Strony

Streszczenie

W odpowiedzi na Państwa zapytanie z dnia [data] przedstawiamy ofertę na [przedmiot oferty]. Proponujemy [rozwiązanie w jednym zdaniu] z realizacją do [termin] za [kwota] zł netto.

Zakres

Oferta nie obejmuje [lista wyłączeń, np. transportu, prac dodatkowych, materiałów klienta].

Cena i płatność

Termin i warunki realizacji

Realizacja w ciągu [liczba] dni roboczych od akceptacji oferty i wpłaty zaliczki. Gwarancja [okres i zakres]. Zmiany zakresu po akceptacji wyceniamy osobno przed ich wykonaniem.

Następny krok

Aby przyjąć ofertę, wystarczy odpowiedzieć na tę wiadomość „akceptuję ofertę nr [numer]” albo odesłać podpisany skan. Po akceptacji potwierdzimy termin startu i wystawimy fakturę zaliczkową.

Podpis

[imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail]

Szablon oferty handlowej, program czy automatyzacja

Nie każda firma potrzebuje osobnego programu. Wybór zależy od tego, ile ofert wystawiasz i jak bardzo są do siebie podobne.

Przykład modułu w ERP to dokument Oferta Handlowa w Comarch ERP Optima. Działa w module CRM i według dokumentacji producenta przyjętą ofertę można przekształcić w fakturę pro forma albo fakturę sprzedaży. Jeśli już pracujesz w Optimie, sprawdź ten moduł, zanim kupisz cokolwiek innego. Gdy oferty mają powstawać automatycznie z danych, które są w Optimie, przyda się połączenie z Comarch Optima. Jak oferta wpina się w cały lejek, od zapytania po przekazanie zlecenia do realizacji, opisujemy w tekście o automatyzacji procesów sprzedaży.

Jak skrócić czas przygotowania oferty

Większość czasu nie idzie na pisanie, tylko na szukanie aktualnych cen, kopiowanie danych klienta i poprawianie formatowania. Dlatego zacznij od porządku.

1. Jeden aktualny cennik w jednym miejscu, z którego wszyscy biorą ceny.
2. Biblioteka gotowych bloków: opisy usług, warunki gwarancji i płatności w wersji zatwierdzonej przez Ciebie.
3. Formularz zapytania, który zbiera od klienta dokładnie te dane, których potrzebujesz do wyceny.
4. Szablon z polami, taki jak wzór wyżej, z numeracją ofert i datą ważności.
5. Automatyzacja, gdy zapytań jest dużo, a oferty są podobne. Wtedy dokument może składać się sam.

Na stronie o automatycznym generowaniu ofert handlowych rozpisujemy to na przykładzie poglądowym: firma montująca fotowoltaikę dostaje przez formularz kilkanaście zapytań dziennie, a ręczne przygotowanie jednej oferty zajmuje około pół godziny. Po automatyzacji gotowy PDF powstaje w kilka minut z cennika, parametrów i warunków, które już są w systemach. Handlowiec tylko zatwierdza szkic, a nietypowe zapytania obsługuje ręcznie. Wdrożenie trwa 2-4 tygodnie. Oferty to zresztą tylko jeden z procesów, które da się tak odciążyć, więcej przykładów jest w poradniku o automatyzacji procesów biznesowych.

Jak piszemy nasze oferty

Nasze oferty na wdrożenia oprogramowania mają zawsze te same elementy.

• Jedna stała cena na piśmie po bezpłatnej rozmowie. Nie rozliczamy się za godziny, a dlaczego, wyjaśniamy w tekście stała cena czy rozliczenie godzinowe.
• Zakres punkt po punkcie. Klient wie, co dostaje, a my wiemy, co mamy zrobić.
• Płatność w ratach za etapy. Kwota jest rozłożona na kolejne etapy projektu, więc nie płacisz całości z góry.
• Zasada zmiany zakresu. Najpierw ustalamy kwotę, potem robimy, bez niespodzianek na fakturze.
• Terminy. Wdrożenie od 4 tygodni, a w trakcie co tydzień pokazujemy działającą wersję. 30 dni wsparcia po starcie jest w cenie.
• Własność. Kod i dane należą do klienta od pierwszego dnia, kod leży w jego repozytorium, bez licencji i bez uzależnienia od nas.

Przy większych projektach ofertę poprzedza nasz Plan wdrożenia, czyli 5 dni roboczych pracy za 3 000 zł netto, które wracają w całości w rozliczeniu, gdy ruszamy z projektem. Wynikiem jest dokument z zakresem punkt po punkcie, jedną stałą ceną, harmonogramem z datami, szkicami kluczowych ekranów, mapą obecnego procesu, ryzykami i kolejnością etapów. Dokument należy do klienta, więc może z nim pójść do innego wykonawcy.

Kiedy nie potrzebujesz rozbudowanej oferty

• Sprzedajesz standardowy produkt z cennika. Wystarczy cennik i potwierdzenie zamówienia.
• Zlecenie jest małe i powtarzalne. Mail z ceną, terminem i datą ważności w zupełności wystarczy.
• Startujesz w przetargu publicznym. Treść i forma oferty wynikają z dokumentów zamówienia, a nie z Twojego szablonu.
• Wystawiasz kilka ofert w tygodniu. Automatyzacja się nie zwróci, dobry szablon i aktualny cennik zrobią robotę.