Automatyzacja procesów logistycznych w małej i średniej firmie

Automatyzacja procesów logistycznych w małej i średniej firmie to nie roboty w magazynie, tylko zamówienie, które samo przechodzi drogę od kanału sprzedaży do klienta bez przepisywania danych. Zamówienie rezerwuje stan, trafia na listę kompletacji, etykieta i zamówienie kuriera tworzą się przez API, a klient dostaje status przesyłki bez telefonu do biura. Najwięcej czasu oszczędza zwykle automatyzacja wysyłek i statusów. Najwięcej problemów robi brak jednego źródła prawdy o stanach.

Sklep, hurtownia, dystrybutor albo zakład, który sam wysyła lub dowozi towar, traci najwięcej czasu tam, gdzie adres, stan albo status ktoś przepisuje ręcznie z jednego okna do drugiego. Łączymy Subiekt GT z kanałami sprzedaży tak, żeby był jedynym źródłem prawdy o stanach. Dla wypożyczalni samochodów z Warszawy zbudowaliśmy panel połączony z API systemu GPS. W systemie produkcyjnym Relay pracownik hali zgłosi brak materiału jednym kliknięciem, a u pierwszego klienta ta część ruszy po podłączeniu sprzętu na hali. Automatyzacje stawiamy na n8n, najczęściej na serwerze klienta, żeby dane o zamówieniach i klientach nie wychodziły poza firmę.

Co da się zautomatyzować w logistyce

Poniżej cała droga zamówienia. W trzeciej kolumnie jest to, co powinno zostać człowiekowi, bo automatyzacja logistyki bez miejsca na wyjątki kończy się szybko wysłanymi błędami.

Przyjęcie zamówień i rezerwacja stanów

Zamówienia ze sklepu i marketplace pobiera integrator. Trudniej jest z zamówieniami B2B, które przychodzą mailem w PDF albo w treści wiadomości, każde w innym układzie. Tu pomaga model AI, który czyta dokument, wyciąga pozycje i ilości i zakłada zamówienie. Niepewne pozycje, na przykład nieznany indeks, trafiają do ręcznej weryfikacji zamiast zgadywania. Tak działa nasz automatyczny obieg dokumentów.

Stan rezerwuj w chwili złożenia zamówienia, a nie przy wystawieniu dokumentu. Inaczej ten sam towar może sprzedać się drugi raz w czasie, gdy zamówienie czeka na spakowanie.

Etykiety i zamawianie kuriera przez API

Integracja z kurierami działa w obie strony. Twój system wysyła przewoźnikowi dane odbiorcy, wagę i wymiary, a w odpowiedzi dostaje numer przesyłki i etykietę do druku. Przykładowo API InPost ShipX według opisu producenta obsługuje tworzenie przesyłek, pobieranie etykiet, numery śledzenia i statusy. W tym samym opisie InPost pokazuje regułę w BaseLinkerze, który działa dziś pod marką Base. Gdy zamówienie ma status opłacone, metodę dostawy paczkomat i komplet danych odbiorcy, przesyłka i etykieta tworzą się same.

Taka reguła to sedno automatyzacji wysyłek. Magazynier nie przepisuje adresu do panelu kuriera, tylko skanuje zamówienie, pakuje i nakleja wydrukowaną etykietę.

Statusy, śledzenie przesyłek i powiadomienia

Pytanie, gdzie jest moja paczka, zabiera obsłudze klienta sporo czasu. Śledzenie przesyłek da się w pełni zautomatyzować, bo system pobiera statusy od przewoźnika i wysyła klientowi wiadomość przy nadaniu, przy wydaniu do doręczenia i przy problemie. Ważniejsze od powiadomień dla klienta są alerty dla Ciebie, czyli paczka bez ruchu od kilku dni, nieudane doręczenie albo zwrot do nadawcy. Te sprawy powinny trafiać do konkretnej osoby, zanim klient zadzwoni.

Zwroty, dokumenty i rozliczenia z przewoźnikami

Przy zwrotach klient wypełnia formularz, dostaje etykietę zwrotną, a system śledzi paczkę i przypomina o korekcie po jej przyjęciu. Ocenę stanu towaru zostaw człowiekowi.

WZ i faktura powinny powstawać w programie sprzedażowym automatycznie, gdy zamówienie zmienia status, a nie przy końcu dnia z listy. Na koniec miesiąca automat porównuje fakturę od kuriera z listą nadanych paczek i pokazuje różnice, na przykład dopłaty za gabaryt albo korekty wagi. Bez tego mało kto sprawdza fakturę przewoźnika pozycja po pozycji.

Dostawy własną flotą

Jeśli dowozisz towar własnymi autami, dochodzi planowanie tras, pozycja aut i potwierdzenie dostawy. Kierowca w telefonie widzi kolejność dostaw, a po rozładunku robi zdjęcie i zbiera podpis odbiorcy. Pozycję auta zwykle da się pobrać z GPS, który już masz, przez API dostawcy. Więcej o tym piszemy w tekście o systemie zarządzania flotą.

Narzędzia do automatyzacji logistyki

Większość małych firm nie potrzebuje niczego pisanego od zera. Poniżej narzędzia, które zwykle wystarczą, i moment, w którym przestają.

Jeśli sprzedajesz w sklepie i na marketplace, a wysyłasz kurierem, zacznij od integratora albo brokera. Automatyczne akcje w takim narzędziu załatwiają większość wysyłek. Więcej o magazynie, WMS i automatyzacji procesów magazynowych piszemy w tekście o programie do zarządzania magazynem.

n8n i integracje pisane pod firmę mają sens w miejscach, których gotowiec nie obejmuje. Przykładem jest zamówienie z maila B2B, synchronizacja z programem produkcyjnym, rozliczenie faktur przewoźnika albo powiadomienie handlowca o opóźnionej dostawie dla kluczowego klienta. Takie rzeczy robimy w ramach wdrożenia n8n na własnym serwerze, a gdy w grę wchodzi kilka programów naraz, w ramach łączenia systemów firmowych. Wtedy logistyka jest jednym z kilku procesów do uporządkowania jednocześnie, a to, jak do tego podchodzimy, opisujemy na stronie o automatyzacji procesów w firmie.

e-CMR i elektroniczne dokumenty przewozowe

Polska przystąpiła do protokołu dodatkowego do konwencji CMR dotyczącego elektronicznego listu przewozowego, opublikowanego w Dz.U. 2019 poz. 1487. e-CMR jest jednak rozwiązaniem dobrowolnym. Strony przewozu muszą się na niego zgodzić, a przez lata problemem była praktyka, czyli przewoźnicy, odbiorcy i kontrole drogowe przyzwyczajone do papieru.

Kolejny krok to unijne rozporządzenie 2020/1056 o elektronicznych informacjach o przewozie towarów (eFTI). Według Komisji Europejskiej od 9 lipca 2027 r. organy państw członkowskich muszą akceptować informacje udostępniane elektronicznie przez certyfikowane platformy eFTI. To obowiązek po stronie urzędów, a nie nakaz dla firm.

Dla małej firmy wniosek jest praktyczny. List przewozowy to zwykle sprawa przewoźnika lub spedytora. Po Twojej stronie warto, żeby dokumenty przewozowe, WZ i potwierdzenia dostawy były przypisane do zamówienia w systemie, a nie leżały w segregatorze. Przy wyborze przewoźnika zapytaj, czy obsługuje e-CMR. Przepisy w tej sprawie wciąż się zmieniają, więc przed rezygnacją z papieru sprawdź aktualny stan u przewoźnika albo prawnika, bo nie jesteśmy kancelarią.

Pułapki, które psują automatyzację wysyłek

Dwa źródła prawdy o stanach

Jeśli stan żyje jednocześnie w programie sprzedażowym, w panelu sklepu i w arkuszu, automatyzacja tylko szybciej rozsyła błędne liczby. Wybierz jedno miejsce, z którego wszystkie kanały czytają stan i do którego odsyłają zamówienia.

Sprzedaż ostatniej sztuki

Gdy synchronizacja działa co kilka godzin, ostatnia sztuka może sprzedać się w dwóch kanałach w tej samej przerwie. Pomagają rezerwacja w chwili zamówienia, częstsza synchronizacja i bufor przy towarach w pojedynczych sztukach, czyli pokazywanie w kanałach o sztukę lub dwie mniej. Technicznie opisujemy to w tekście o integracji Subiekta GT ze sklepem.

Błędy adresów

Automat wyśle paczkę dokładnie tam, gdzie każe adres. Dlatego przed utworzeniem etykiety system powinien sprawdzić, czy kod pocztowy pasuje do miejscowości, czy jest numer domu i telefon, a przy paczkomacie czy punkt istnieje. Zamówienie z błędem zatrzymuje się do ręcznej poprawki zamiast jechać w nieznane i wracać na Twój koszt.

Wyjątki

Paczka ponadgabarytowa, wysyłka częściowa, dwa zamówienia jednego klienta do połączenia, pobranie, dostawa na palecie. Nie próbuj zautomatyzować wszystkiego od razu. Ustaw reguły dla typowych zamówień, a wyjątki kieruj do osobnej kolejki z powiadomieniem dla osoby, która je obsłuży.

Stany, GPS floty i zgłoszenia z hali w naszych projektach

Zamówienia z Allegro, BaseLinkera albo własnego sklepu wprowadzamy do Subiekta bez przepisywania, a jak budujemy to przez warstwę Sfera, opisujemy na stronie o integracji z Subiekt GT.

W wypożyczalni samochodów z Warszawy nie wymienialiśmy GPS. Panel, w którym właściciel sam edytuje flotę, pobiera dane z API systemu, którego klient już używał. To samo podejście ma sens przy flocie dostawczej.

W systemie produkcyjnym Relay, naszym programie dla zakładów prefabrykacji, pracownik hali może zgłosić brak betonu, zbrojenia albo form jednym kliknięciem, a biuro zobaczy zgłoszenie na żywo. U producenta prefabrykatów z Sanoka biuro już pracuje na Relay, a część halowa ruszy po podłączeniu sprzętu na produkcji. Najcenniejszy sygnał dla logistyki zaopatrzenia powstaje często poza magazynem i trzeba go złapać u źródła.

Od czego zacząć

1. Narysuj drogę zamówienia od wpłynięcia do doręczenia i zaznacz każde miejsce, w którym ktoś przepisuje dane.
2. Policz czas. Przykład z okrągłymi liczbami: jeśli przy 60 paczkach dziennie przepisanie adresu do panelu kuriera zajmuje 3 minuty, tracisz 3 godziny pracy dziennie.
3. Wybierz jedno wąskie gardło, zwykle etykiety albo statusy dla klienta.
4. Sprawdź, czy obecny integrator albo broker ma na to automatyczną akcję.
5. Dopiero gdy nie ma, buduj integrację i uruchom ją równolegle ze starym sposobem na prawdziwych zamówieniach.

Koszty automatyzacji w n8n rozpisaliśmy w tekście ile kosztuje automatyzacja n8n.

Kiedy automatyzacja procesów logistycznych się nie opłaca

• Wysyłasz kilkanaście paczek tygodniowo. Panel brokera kurierskiego wystarczy.
• Integrator, którego już używasz, ma automatyczną akcję na Twój problem. Skonfiguruj ją, zanim zapłacisz za cokolwiek nowego.
• Proces zmienia się co tydzień, bo dopiero testujesz kanały sprzedaży. Najpierw go ustabilizuj.
• Kartoteka nie ma SKU ani kodów, a stany są liczone na oko. Automatyzacja tylko przyspieszy chaos.

Jeśli Twoja logistyka łączy kilka kanałów, program sprzedażowy, własne auta albo produkcję, a gotowe narzędzia wymagają coraz więcej obejść, nie zaczynaj od wyceny na oko. Przy kilku systemach naraz zaczynamy od planu wdrożenia: rozrysowujemy drogę zamówienia, liczymy ręczną pracę, sprawdzamy integracje i podajemy jedną stałą cenę.