Pięć dni analizy, zamiast wyceny z sufitu

Nie notatki ze spotkania i nie prezentację. Jeden dokument, z którym da się iść do pracy, do nas albo do kogokolwiek innego. Tak wygląda jego zawartość.

• Rozpisany zakres, punkt po punkcieCo dokładnie budujemy w pierwszym etapie, co w drugim i co świadomie zostaje na później. Każdy punkt da się odhaczyć albo wykreślić.
• Jedna stała cena na piśmieNie widełki i nie stawka godzinowa. Jedna kwota za ustalony zakres, rozbita na raty płacone za kolejne etapy.
• Terminy z datamiIle trwa każdy etap i kiedy zobaczysz pierwszą działającą wersję. Wdrożenia zaczynają się u nas od czterech tygodni, a dokładny termin zależy od zakresu.
• Szkice najważniejszych ekranówOdręczne szkice układu, a nie makieta do klikania. Tyle, żeby zobaczyć, jak program ma wyglądać, zanim ktokolwiek napisze linijkę kodu.
• Mapa procesu, tak jak działa dzisiajKto co robi, gdzie te same dane wpisuje się drugi i trzeci raz, w którym miejscu robota staje i czeka. To zwykle ta część, która zaskakuje właściciela najbardziej.
• Lista ryzyk i miejsc do oszczędzeniaCo może wysadzić termin. Stary program bez możliwości podłączenia, dane, których nikt nie pilnował od lat, jedna osoba, która wie wszystko. Obok każdego ryzyka piszemy, co z nim zrobić.
• Kolejność, od czego zacząćKtóry proces zdejmujemy najpierw, żeby najszybciej odzyskać godziny, i co bez szkody poczeka pół roku.

Dokument jest Twój od momentu, w którym go dostajesz. Możesz pójść z nim do innego wykonawcy, pokazać go wspólnikowi albo księgowej i zebrać oferty policzone na tym samym zakresie. Nie prosimy o żadną wyłączność.

Jeżeli chcesz najpierw z grubsza zobaczyć, o jakiej skali mówimy, poskładaj projekt w krótkim konfiguratorze zakresu i przyjdź z tym na bezpłatną rozmowę.

Pracujemy po kolei, od tego, jak firma działa dzisiaj, do ceny i terminu. Każdy dzień coś zamyka, więc na koniec nie zostaje nic do zgadywania.

1. 1Rozmowa o tym, jak firma pracuje dzisiajSiadamy z Tobą i z ludźmi, którzy robią tę robotę ręcznie. Rozkładamy dzień pracy na kroki, od momentu, w którym wchodzi zamówienie albo zgłoszenie, po fakturę i archiwum. Pytamy też o wyjątki, bo to one najczęściej rozwalają terminy.Na koniec dnia spisany proces, krok po kroku, i lista miejsc, w których te same dane wpisuje się drugi raz.
2. 2Audyt procesu przed wyceną, na liczbachLiczymy godziny. Ile tygodniowo idzie na przepisywanie, na szukanie tego, co ustalono z klientem, i na poprawianie pomyłek po przepisywaniu. Sprawdzamy, kogo to kosztuje i ile ta osoba nie robi w tym czasie.Na koniec dnia wiesz, ile kosztuje Cię ręczna robota w skali miesiąca, jeszcze zanim usłyszysz cenę programu.
3. 3Szkice ekranów i pierwsza wersja zakresuRysujemy ekrany, na których ta robota ma się dziać, i pokazujemy Ci je tego samego dnia. Zwykle wtedy wychodzi połowa rzeczy, o których nikt nie pomyślał podczas rozmowy, bo na rysunku widać, czego brakuje.Na koniec dnia zakres ma pierwszą wersję i pierwsze skreślenia, a Ty wiesz, jak program będzie wyglądał.
4. 4Sprawdzamy, co da się podłączyćZaglądamy do tego, co już masz. Program magazynowy, księgowość, arkusze, poczta, sklep. Sprawdzamy, czy da się z nich wyciągać dane automatycznie, a jeżeli się nie da, ile kosztuje obejście.Na koniec dnia lista ryzyk z wagą każdego z nich i decyzja, co podłączamy od razu, a co w drugim etapie.
5. 5Cena, terminy i przekazanie dokumentuDomykamy zakres, liczymy jedną stałą cenę i układamy etapy z datami. Przechodzimy przez dokument razem, punkt po punkcie, żebyś nie czytał go sam wieczorem i nie zgadywał, co znaczy które zdanie.Na koniec dnia masz gotowy plan wdrożenia, a decyzję podejmujesz później, na spokojnie.

Pięć dni roboczych to nasza praca, nie Twoja. Po Twojej stronie to zwykle dwie rozmowy po godzinie i jedno spotkanie z ludźmi, którzy prowadzą proces. Nie zabieramy Ci tygodnia z firmy.

To, co dzieje się po podpisaniu planu, rozpisaliśmy osobno w opisie naszego procesu pracy, razem z tym, co widzisz co tydzień.

Plan wdrożenia kosztuje 3 000 zł netto za pięć dni pracy. Jeżeli po nim ruszamy z projektem, cała kwota wraca i wchodzi w rozliczenie pierwszego etapu. W praktyce płacisz za plan tylko wtedy, gdy nie idziemy dalej razem.

Robimy tak z prostego powodu. Wycena wzięta z jednej rozmowy jest zgadywanką, a zgadywankę wykonawca zabezpiecza narzutem albo aneksem w połowie projektu. Pięć dni analizy zamienia zgadywankę w policzony zakres, więc stała cena, którą potem podpisujemy, jest ceną, a nie życzeniem.

Nie liczymy też tego tygodnia dwa razy. Gdybyśmy wrzucili go po cichu w cenę projektu, płaciłbyś za analizę tak samo, tylko bez prawa wyjścia po piątym dniu.

Plan wdrożenia

3 000 zł netto

Praca po naszej stronie

5 dni roboczych

Czas po Twojej stronie

około 3 godziny

Przy starcie projektu

wraca w całości

Zobowiązanie do dalszej pracy

brak

Na tygodniu analizy liczymy dwie rzeczy. Ile kosztuje Cię dzisiaj ręczna robota i po ilu miesiącach program się zwraca. Przy kilku godzinach tygodniowo odzyskanych jednej osobie wychodzi zwykle kilka do kilkunastu miesięcy, ale dokładny rachunek robimy na bezpłatnej rozmowie, na Twoich liczbach.

Jeżeli po planie zdecydujesz się nie budować albo zlecić to komu innemu, kwota zostaje u nas jako zapłata za pięć dni pracy. Dokument i tak zabierasz ze sobą. Nie oferujemy okresu próbnego ani darmowych wdrożeń testowych, bo to praca, a nie próbka.

Rynkowe widełki dla porównania rozpisaliśmy we wpisie ile kosztuje MVP, razem z tym, co najbardziej podbija cenę.

Mówimy o tym na bezpłatnej rozmowie, zanim wystawimy fakturę. Są cztery sytuacje, w których tydzień analizy to wyrzucone pieniądze.

• Gdy masz już rozpisany zakres i cenęJeżeli ktoś zrobił Ci analizę przedwdrożeniową pół roku temu, a Ty potrzebujesz tylko wykonawcy, nie płać drugi raz za to samo. Przyślij dokument, przejrzymy go i wycenimy.
• Gdy chodzi o jedną poprawkęDołożenie raportu albo zmiana formularza w programie, który już działa, nie wymaga pięciu dni. To temat na bezpłatną rozmowę i krótką wycenę.
• Gdy proces jest jeden i prostyJeden formularz, jedna tabela, dwie osoby, które go obsługują. Wtedy analiza kosztowałaby tyle, co spora część budowy. Powiemy to wprost i przejdziemy od razu do zakresu.
• Gdy nie ma kto podjąć decyzjiAnaliza kończy się dokumentem, który ktoś musi zatwierdzić. Jeżeli w firmie nie ma osoby, która powie tak albo nie, dokument przeleży w szufladzie, a pieniądze pójdą.

Odradziliśmy to kilku firmom i wolimy stracić zlecenie niż wystawić fakturę za tydzień, który niczego nie zmieni. Czasem odpowiedzią jest gotowe narzędzie za kilkaset złotych miesięcznie i tak też powiemy.

Tydzień analizy opłaca się wtedy, gdy decyzja jest droga, a obraz mglisty. Poniżej cztery sytuacje, w których słyszymy to najczęściej.

• Firma, która dostała trzy różne wycenyTrzech wykonawców, trzy kwoty, każda policzona na innym zakresie, bo każdy zrozumiał coś innego. Wspólny, spisany zakres sprowadza te oferty do liczb, które da się porównać.
• Właściciel, który musi przekonać wspólnika albo bankDo wniosku o pieniądze potrzebne są etapy, terminy i kwota, a nie pomysł opowiedziany przy kawie. Dokument z tygodnia analizy nadaje się do załączenia.
• Firma po nieudanym wdrożeniuPoprzedni wykonawca zniknął albo oddał coś, czego nikt nie używa. Zanim wydasz pieniądze drugi raz, warto mieć spisane, co ma powstać i po czym poznasz, że powstało.
• Firma, w której boli wszystko po trochuProdukcja, magazyn, zlecenia, kadry, każde po kawałku. Pięć dni wystarczy, żeby ustawić kolejność i zacząć od tego, co odda najwięcej godzin.

Tak samo zaczynaliśmy u producenta prefabrykatów betonowych w Sanoku. Zanim powstała pierwsza linijka kodu, prześledziliśmy całą drogę zlecenia, od formatu, w jakim wpada do biura, po to, jak trafia na halę. Dopiero z tej mapy wyszło, że pierwszy etap ma objąć biuro i import zleceń, a nie wszystko naraz.

Historię tego wdrożenia opisaliśmy w realizacji Relay, razem ze stanem na dziś, bo projekt wciąż trwa.

Jeżeli szukasz pieniędzy na wdrożenie, zacznij od wpisu o tym, jak dostać dotację na oprogramowanie, bo do wniosku i tak potrzebny będzie rozpisany zakres.